Welche Maßnahmen Ihnen helfen, Zeit im Praxisalltag zu sparen.
Für viele Ärztinnen bzw. Ärzte ist der Tagesablauf trotz guter Planung oft unvorhersehbar. So sorgen Notfall-Patient:innen, Krankheitsfälle im Praxisteam oder ein hohes Patientenaufkommen dafür, dass die Planung schon zur Mittagszeit nicht mehr eingehalten werden kann.
Wie lässt sich die vorhandene Zeit effizienter nutzen, ohne die Behandlungsqualität oder Wirtschaftlichkeit der Praxis zu gefährden? Wie liefern 5 Antworten!
1. Modernes Terminmanagement
Eine der zeitaufwändigsten Aufgaben im Praxisalltag ist die Annahme täglicher Anrufe. Gerade in Fachgebieten mit einem hohen Anteil älterer Patient:innen wie der Ophtalmologie oder Orthopädie ist ein enormes Anrufaufkommen an der Tagesordnung.
Neben fachlichen Rückfragen macht die Terminvergabe den größten Anteil telefonischer Anfragen aus. Einer Umfrage aus dem Jahr 2019 zufolge vereinbaren auch heute noch rund 70 % der Praxisbesucher:innen Termine am Telefon; es ist aber nur für knapp 40 % der Befragten das Mittel ihrer Wahl.
Die Nutzungsgewohnheiten haben sich demnach geändert. Einer forsa-Umfrage zufolge würden 75 % der Deutschen ihren Arzttermin gern online vereinbaren, was vor allem auf jüngere Patient:innen zutreffen dürfte.
Um Ihr Telefon wirksam zu entlasten und mehr Zeit für die persönliche Behandlung Ihrer Patient:innen zu haben, lohnt sich die Einrichtung einer Online-Terminvergabe.
Digitale Lösungen für das Terminmanagement erschöpfen sich längst nicht mehr nur in der schlichten Buchung; sie automatisieren weite Teile Ihrer Patientenkommunikation (z.B. für die Anamnese, regelmäßige Kontroll- oder Nachsorgetermine usw.).
2. Arbeitsabläufe optimieren
Die Erfahrung zeigt, dass ineffiziente Arbeitsabläufe viel Zeit kosten. Das gilt beispielsweise für unsachgemäß abgelegte Dokumente, die von Mitarbeiter:innen lange gesucht werden müssen oder aber für Patientenaufnahme, Anamnese und Rezept-Ausstellung.
Mit diesen Tätigkeiten verbinden sich nicht selten längere Wartezeiten und eine verkürzte Dauer für die eigentliche Behandlung.
Neben der Digitalisierung papiergetriebener Arbeitsabläufe lohnt sich die präzise Planung aller wiederkehrenden Aufgaben.
Zudem sollten die Arbeitsschritte unter Ihren Mitarbeiter:innen genau aufgeteilt werden: während sich ein Teil des Praxisteams z.B. ausschließlich der Erstellung von Röntgenbildern widmet, ist ein anderer für die Auswertung von Blutuntersuchungen verantwortlich.
So verringern sich die Leerzeiten entsprechender Räume oder Geräte.
Zu optimierten Arbeitsabläufen zählt auch, dass Ihr Praxisteam über häufig gestellte Fragen informiert ist. Wann können Patient:innen mit Laborergebnissen rechnen?
In welchem Rhytmus finden Kontrolluntersuchungen statt? Kann Ihr Praxisteam diese Fragen ohne Rücksprache mit Ihnen beantworten, trägt auch das zu Ihrer Entlastung bei.
3. Hilfsmittel für administrative Tätigkeiten
Ausufernde Bürokratie ist nicht nur das größte Hindernis für patientenzentriertes Arbeiten, sie kostet Ärztinnen bzw. Ärzte auch nahezu die Hälfte ihrer Arbeitszeit.
Einer aktuellen Studie zufolge verbringen diese bis zu 40 % ihrer Wochenarbeitszeit mit Aufgaben in der Dokumentation und dem Praxismanagement.
Neben politisch geförderten Anwendungen wie dem eArztbrief empfiehlt es sich, insbesondere zur Dokumentation und Terminvereinbarung auf digitale Lösungen zurückzugreifen.
Neben der Automatisierung der Patientenkommunikation für die Anamnese oder Wahrnehmung von Kontroll- und Nachsorgeterminen bieten moderne Anwendungen nicht nur die Möglichkeit zur ortsunabhängigen Videosprechstunde, sondern auch detaillierte Statistiken für effizientes Praxismanagement.
4. No-Show-Rate verringern
Durchschnittlich 5.500 € kosten kurzfristig oder nicht abgesagte Termine Facharztpraxen jedes Jahr.
Sogenannte No-Shows haben demnach einen nachhaltig negativen Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis: weder lassen sich kalkulierte Leistungen erbringen und abrechnen, noch verringern sich Ihre Personalkosten durch Terminausfälle.
Dabei wird digitalen Anwendungen zur Terminvergabe nicht selten eine Mitverantwortung an hohen Ausfallquoten gegeben: online gebuchte Termine, so das Argument, seien weniger verbindlich als persönlich oder telefonisch vereinbarte.
Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall: mit der Festlegung eines Ausfallhonorars gleich bei Terminbestätigung sowie automatisierten Terminerinnerungen und Aufforderungen zur Rückbestätigung schaffen Sie aktiv Verbindlichkeit.
Die No-Show Rate lässt sich über eine Nachrücker-Funktion, die frei gewordene Termine selbstsändig besetzt, zudem nachhaltig senken.
5. Aufgaben delegieren
Sie sind Perfektionist:in? Dann bedenken Sie: für das Zeitmanagement kann sich die Abgabe bestimmter Tätigkeiten an Ihr Praxisteam positiv auswirken.
Nach §28 Abs. 1 des Sozialgesetzbuchs (SGB) sind folgende Leistungen für nichtärztliches Personal freigegeben:
- Datenerfassung und Dokumentation der Behandlung
- Amnesevorbereitung und Aufklärungsvorbereitung
- Labordiagnostik
- CT-, MRT- und Röntgenuntersuchungen
- Messung von Vitalwerten wie Blutentnahmen, Blutdruckmessung oder EKG
- Injektionen wie Impfungen oder Infusionen (bei intravenöser Injektion oder Infusion in Anwesenheit eines Arztes oder einer Ärztin)
- Wundversorgung und Verbandwechsel
KBV-Informationen zu freigegebenen Leistungen Ihres medizinischen Fachbereich finden Sie hier.
Unser Fazit: Zeiträuber erkennen und eliminieren
Der Berufsalltag in Arztpraxen kann herausfordernd sein: Oft lässt sich am Beginn des Arbeitstages noch nicht absehen, wie hoch die tatsächliche Auslastung in der Praxis sein wird.
Enormes Telefonaufkommen, ineffiziente Arbeitsabläufe, ausufernde Bürokratie oder eine Vielzahl an Terminausfällen: identifizieren Sie Ihre hartnäckigsten Zeiträuber und überwinden Sie Schwierigkeiten mit digitalen Lösungen.