Wie Sie Terminausfälle in Ihrer Praxis reduzieren

Was Sie gegen eine hohe No-Show-Rate tun können. 

Nicht wahrgenommen Termine zeigen sich in der sogenannten No-Show-Rate Ihrer Praxis. Laut unserer aktuellen jameda Studie gehören nicht wahrgenommene Termine zu den größten Ärgernissen für niedergelassene Ärzte und Ärztinnen. 

Das ist kein Wunder: Diese Terminausfälle erschweren die Terminplanung, beeinflussen die Wartezeiten und können auch zu einem Verdienstausfall führen. 

Sie wollen die No-Show-Rate Ihrer Praxis reduzieren und fragen sich, wie das geht? In diesem Blogpost zeigen wir Ihnen mehrere effiziente Methoden gegen nicht wahrgenommene Termine. 

Das besagt die No-Show-Rate

Die No-Show-Rate gibt an, wie viele Patient:innen zunächst einen Termin vereinbart haben, dann aber nicht erschienen sind.

Für Ihre Arztpraxis bedeutet das: Je niedriger die No-Show-Rate, desto mehr Patient:innen nehmen ihren Termin wahr. Je höher die No-Show-Rate, desto häufiger bleiben Zeitfenster in Ihrem Terminkalender ungenutzt. Dies gilt es zu vermeiden. 

So wird die No-Show-Rate berechnet

Um Verbesserungen bei der No-Show-Rate zu erreichen, müssen Artzpraxen zunächst diese Rate berechnen. Das geht mit einer einfachen Formel:

Grundlage für die Berechnung ist, dass Sie die Zahl der Termine und der No-Shows dokumentieren.

Dann wählen Sie einen bestimmten Zeitraum aus und können sehen, wie viele No-Shows es in einem Monat oder in einem ganzen Jahr gibt. 

Darum ist eine hohe No-Show-Rate ein Problem

Sicherlich haben Sie auch schon erlebt, dass Patient:innen ihren Termin vergessen. Sie und Ihr Praxispersonal machen sich auf den Weg in Praxis, bereiten alles Nötige vor, sind bereit für die erste Konsultation des Tages, doch niemand taucht auf.

Das ist nicht nur ärgerlich, sondern schadet auch der Profitabilität Ihrer Praxis. Denn nicht wahrgenommene Termine erschweren Ihre Zeit- und Ihre Finanzplanung.

Außerdem sind No-Shows auch problematisch für andere Patient:innen. So kann es sein, dass Sie einen Patienten oder eine Patientin auf die kommende Woche vertrösten müssen, da in dieser Woche kein Termin mehr frei war.

Hätten Sie von dem Terminausfall gewusst, hätte sich diese Person über einen früheren Termin gefreut. Die gute Nachricht: Es gibt Mittel und Wege, wie Sie die No-Show-Rate reduzieren. 

Mit diesen Maßnahmen reduzieren Sie Ihre No-Show-Rate

Es gibt nicht die eine Maßnahme, die universell die No-Show-Rate in jeder Praxis drastisch reduziert. Aber es gibt mehrere Möglichkeiten, die Sie ausprobieren und bei Bedarf kombinieren können.

Nach einer gewissen Zeit sollten Sie die Wirkung der ausgewählten Maßnahmen evaluieren und bei Bedarf anpassen oder auf andere umsteigen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen die vier effizientesten Maßnahmen vor: 

#1: An den bevorstehenden Termin erinnern

Wir alle haben wahrscheinlich schon einmal einen Termin verpasst. Vielleicht wollte sich Ihr Patient oder Ihre Patientin gerade den Arzttermin im Kalender notieren, wurde aber von einem wichtigen Anruf abgelenkt und hat den Termineintrag vergessen.

In diesem Fall können Sie den drohenden Terminausfall mit einer Terminerinnerung abwenden. Senden Sie einfach eine kurze Erinnerung per E-Mail oder SMS.

In den meisten Fällen werden Termine, an die bereits erinnert wurde, auch wahrgenommen. Dies sollte daher die erste Methode zur Reduzierung der No-Show-Rate sein, die Sie anwenden. 

#2: Eine Rückbestätigung einholen

Nehmen wir an, ein Patient oder eine Patientin vereinbart online einen Termin in Ihrer Praxis. Am nächsten Morgen bestätigen Sie die Terminanfrage und die betreffende Person erhält eine schriftliche Bestätigung.

Am selben Morgen hat Ihr Patient oder Ihre Patientin erfahren, dass sich sein oder ihr Dienstplan geändert hat. Der vereinbarte Termin kann nicht mehr wahrgenommen werden, doch der oder die Patient:in vergisst, Ihnen dies mitzuteilen.

Solche und ähnliche Gründe für No-Shows können Sie mit einer Rückbestätigung des fraglichen Termins umgehen.

Dabei senden Sie Ihren Patient:innen einige Stunden vor dem Termin eine Nachricht, auf die sie entweder mit einer Rückbestätigung oder einer Absage antworten können.

#3: Ein Ausfallhonorar festlegen

Vorweg sollten Sie wissen, dass ein Ausfallhonorar nicht in jeder Arztpraxis möglich ist. Denn in einer Hausarztpraxis führt ein verpasster Termin zu keinem Verdienstausfall.

In der Regel warten schon die nächsten Patient:innen, die vorgezogen werden können. Ebenso ist es in einer Hausarztpraxis möglich, Termine kurzfristig zu verschieben.

Aus diesen beiden Gründen kann für den Terminausfall in einer Hausarztpraxis kein Ausfallhonorar gefordert werden.

Anders verhält es sich in einer Facharztpraxis. Hier werden Termine langfristig geplant. Taucht ein Patient oder eine Patientin nicht auf, können andere Patient:innen nicht kurzfristig nachrücken.

Schließlich dauert ein Termin in einer Facharztpraxis länger, wodurch sich die nächsten Patient:innen noch nicht im Wartebereich befinden.

Wird ein Termin nicht rechtzeitig abgesagt, ist es kaum möglich, noch einen Ersatzpatienten oder eine Ersatzpatientin zu finden. 

Das bedeutet, dass Sie als Facharzt oder Fachärztin ein Ausfallhonorar verlangen dürfen, weil Sie diese beiden Bedingungen erfüllen: Der Termin wurde nicht rechtzeitig abgesagt und Ihnen entstand dadurch ein Verdienstausfall.

Allerdings ist es wichtig, Ihre Neupatient:innen schon bei der ersten Terminvereinbarung über dieses Ausfallhonorar zu informieren.

Notieren Sie das Ausfallhonorar bei kurzfristiger Terminabsage auf dem Anmeldeformular und teilen Sie diese Info auch telefonisch mit. So vermeiden Sie, dass Ihre Patient:innen von einem Ausfallhonorar überrascht werden. 

#4: Eine Anzahlung anfordern

In besonderen Fällen können Sie als Arzt oder Ärztin auch eine Anzahlung festlegen. Das ist zum Beispiel bei Schönheitsoperationen der Fall.

Schließlich handelt es sich hierbei meist um eine mindestens vierstellige Summe, für deren Bezahlung Sie sich durch eine Anzahlung absichern sollten.

Jedoch ist eine Anzahlung bei geringeren Summen nicht angemessen. Wenn Sie zum Beispiel eine zweistellige Summe für eine psychotherapeutische Sitzung verlangen, ist keine Anzahlung nötig. 

So wirkt sich eine Arzt-Patienten-Plattform auf Ihre No-Show-Rate aus

All diese Methoden zur Reduzierung der No-Show-Rate erfordern eine gute Organisation und sorgen für einen zusätzlich Verwaltungsaufwand.

Da die Belastung in den Arztpraxen ohnehin meist sehr hoch ist, bleibt dafür keine Zeit. Eine Arzt-Patienten-Plattform wie jameda kann Sie dabei unterstützen, Praxisprozesse zu automatisieren und so Zeit zu sparen.

Die folgenden Funktionen zur Minimierung der No-Show-Rate kann eine Arzt-Patienten-Plattform übernehmen:

#1: Automatische Nachrichten versenden

Ihr Praxisteam hätte einen stark erhöhten Arbeitsaufwand, wenn Sie die Nachrichten für die Terminerinnerungen und Rückbestätigungen einzeln verfassen und aktiv absenden würden.

Auf einer Arzt-Patienten-Plattform wie jameda können Sie eine automatische Terminerinnerung sowie eine automatische Rückbestätigung festlegen.

Anschließend erhalten Ihre Patient:innen personalisierte Nachrichten, ohne Mehraufwand für Ihr Praxisteam. 

#2: Über die Patienten-App kommunizieren

Möglicherweise hat ein Patient oder eine Patientin eine individuelle Nachfrage zu einem bevorstehenden Termin.

Wickeln Sie solche Patienten-Fragen über den jameda Messenger ab. Beispielsweise können Ihre Patient:innen nachfragen, ob sie nüchtern zum Termin erscheinen sollten.

Im Messenger können Sie direkt darauf antworten und verhindern so, dass zum Beispiel eine Blutabnahme verschoben werden muss. 

#3: Die gebuchten Termine auswerten

Der Praxisalltag ist meist vollgepackt mit Terminen. Wie viele Neupatient:innen Ihre Praxis in einem Monat besucht haben oder über welche Kanäle diese Ihre Praxis kontaktiert haben, können Sie nicht wissen.

Doch die Erhebung dieser Daten kann Ihnen ebenfalls dabei helfen, die No-Show-Rate zu reduzieren. Auch hierbei kann Sie die jameda Arzt-Patienten-Plattform unterstützen.

Auf Ihrem Dashboard können Sie detaillierte Auswertungen zu Ihren Terminbuchungen einsehen. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel analysieren, welche Terminarten und welche Leistungen am häufigsten gebucht werden. 

Unser Fazit: Verschiedene Maßnahmen kombinieren 

Um die No-Show-Rate zu reduzieren, können Sie mehrere Methoden anwenden. Erinnern Sie Ihre Patient:innen an die gebuchten Termine. Holen Sie auch eine Rückbestätigung ein.

Wenn Sie eine Facharztpraxis führen, können Sie auch ein Ausfallhonorar einfordern. Bei privat bezahlten Operationen ist auch eine Anzahlung möglich.