May 6, 2022

Praxisurlaub richtig vorbereiten – 3 To-Do's für eine reibungslose Auszeit

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Sie nehmen sich eine Auszeit? Mit diesen 3 Tipps klappt der Praxisurlaub reibungslos – und Sie können abschalten.

Viele Ärztinnen und Ärzte wissen: wer Patient:innen das ganze Jahr über mit Herz und Seele versorgt, hat sich eine Auszeit redlich verdient.

Damit Ihre Vorfreude auf den Urlaub nicht durch Vorbereitungsstress getrübt wird und Sie die freie Zeit unbeschwert genießen können, sollten Sie einige Vorkehrungen treffen. In diesem Ratgeber haben wir die hilfreichsten Empfehlungen zum Praxisurlaub für Sie zusammengefasst. 

To-Do #1 - Urlaubsvertretung finden: Entspannt in den Praxisurlaub

Bevor es in den wohlverdienten Urlaub geht, sollten Sie als niedergelassener Arzt oder Ärztin eine wichtige Vorkehrung treffen: Stellen Sie sicher, dass ein Kollege oder eine Kollegin in Ihrer Abwesenheit die Vertretung übernimmt. Konkret heißt das, dass der/die Kolleg:in Ihre Sprechstunden und Ihren Bereitschaftsdienst mit abdeckt und so sicherstellt, dass Ihre Patient:innen durchgängig versorgt werden. Ob Ihre Vertretung in dieser Zeit an Ihrem Standort praktiziert oder die Vertretung von der eigenen Praxis aus durchführt, bleibt Ihnen überlassen. Mithilfe der Terminmanagement-Software von jameda lässt sich Ihr Urlaubszeitraum frühzeitig für die Online-Terminvergabe blocken. Zusätzlich kann die Terminvergabe für den vertretenden Kollegen in in Ihren jameda-Praxiskalender integriert werden.

Tipp: Viele Arztpraxen schließen sich zusammen und übernehmen die Urlaubsvertretung füreinander. Dadurch lässt sich der Organisationsaufwand erheblich verringern. Im Falle von Gemeinschaftspraxen bietet es sich an, sich mit den Praxiskolleg:innen bei der Urlaubsplanung abzustimmen.

Wann ist eine Vertretung notwendig?

Niedergelassene Ärzte und Ärztinnen stehen jährlich bis zu drei Monate Urlaub zu. Dabei ist bei jeder Art der Abwesenheit die Organisation einer Vertretung erforderlich: Sie ist also auch bei Brückentagen, verlängerten Wochenenden sowie bei Krankheit oder ärztlichen Fortbildungen verpflichtend. Planen Sie einen Urlaub von mehr als einer Woche, sollten Sie Ihre zuständige Kassenärztliche Vereinigung (KV) informieren. Im Fall einer längeren Vertretung ist zudem eine Genehmigung Ihrer KV einzuholen.

Tipp: Bei vielen Kassenärztlichen Vereinigungen lassen sich diese Informationen unkompliziert per Formular übermitteln. 

Die passende Urlaubsvertretung finden

Bei der Auswahl der passenden Urlaubsvertretung gibt es einige Aspekte, die Sie beachten sollten. Damit Ihren Patient:innen während des Praxisurlaubs eine fortlaufende Behandlung zuteil wird, sollte Ihr Vertretungsarzt bzw. Vertretungsärztin für das jeweilige Fachgebiet zugelassen sein und dieselben Weiterbildungen aufweisen. Eine Kassenzulassung hingegen zählt nicht als Voraussetzung, um eine medizinische Urlaubsvertretung annehmen zu können. Das heißt konkret, dass auch Arztkolleg:innen aus dem Klinikbetrieb zur Überbrückung Ihrer Praxisferien einspringen dürfen.  

Tipp: Auch wenn die Voraussetzungen in Bezug auf die ärztliche Urlaubsvertretung klar geregelt sind, haben die Kassenärztlichen Vereinigungen dennoch etwas Entscheidungsspielraum. Sollten Sie mit einem Kollegen oder einer Kollegin gut bekannt sein, der sich am Ende seiner oder ihrer Weiterbildung befindet, lockern manche KVs ihre Regelungen im Einzelfall. Nachfragen lohnt sich! 

Bei der Urlaubsübergabe sollten Sie zudem darauf achten, dass die vertretenden Kolleg:innen in dieser Zeit nur Leistungen durchführen und abrechnen dürfen, für die Sie qualifiziert sind.  

To-Do #2 – Vorausschauend planen: Terminmanagement vor dem Urlaub

Damit Sie Ihre freie Zeit in vollen Zügen genießen können, lohnt es sich, auch die Terminplanung frühzeitig anzupassen. Nutzen Sie bei der Planung Ihres Urlaubs die Vorteile der jameda-Terminbuchung. Hier können Sie alle Terminanfragen für den Zeitraum Ihrer Auszeit blockieren und vermeiden Überschneidungen mit den Urlaubszeiten Ihrer Mitarbeitenden. Welche Funktionen das jameda-Terminmanagement außerdem zu bieten hat, erfahren Sie hier 

Tipp: Halten Sie sich in der Woche vor und nach dem Urlaub genügend Termine für Notfälle und Patient:innen mit akuten Beschwerden frei. 

To-Do #3 - Patient:innen richtig informieren: Die Urlaubsankündigung

Sind alle Weichen für Ihren bevorstehenden Urlaub gestellt, gilt es im letzten Schritt, Ihre Patient:innen zu informieren. Dazu können Sie einen Hinweis auf Ihrer jameda-Profilseite und einen Blocker im Online-Terminkalender einfügen. Auf Ihren Urlaub können Sie natürlich auch per Aushang in der Praxis oder Ihrem Anrufbeantworter verweisen. Geben Sie dabei die Dauer Ihrer Abwesenheit und einen Hinweis auf Ihre Vertretung für Notfälle an. 

Tipp: Gerade Neupatient:innen schätzen es sehr, wenn sie frühzeitig von Ihrer Abwesenheit erfahren. Neben Ihrem jameda-Profil sollten Sie auch auf Ihrer Website oder Social-Media einen Hinweis geben.

Fazit: Durch gute Vorbereitung zum entspannten Praxisurlaub

Vorfreude ist die schönste Freude – das gilt auch für den Jahresurlaub. Besonders der Berufsalltag von Ärztinnen und Ärzten hält große Herausforderungen bereit. Umso wichtiger ist es, dass Sie Ihren Urlaub in vollen Zügen genießen können. Greifen Sie daher gern auf unsere Empfehlungen zurück und nutzen Sie die smarten Lösungen von jameda für Ihre Kommunikation und das Terminmanagement. 

Sie möchten mehr über die flexiblen Funktionen der jameda-Terminsoftware erfahren? Dann vereinbaren Sie hier Ihren individuellen Beratungstermin. 

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