Warum und wie Sie Datenschutzmaßnahmen für Ihre Praxis ergreifen sollten.
Im Patientengespräch erfahren Sie als Arzt oder Ärztin viele personenbezogene Informationen, die der Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
Doch wie sieht es mit den digitalen Daten Ihrer Patient:innen aus, wenn Sie die Angaben zu körperlichen und psychischen Erkrankungen in Ihrem Praxismanagementsystem erfassen – oder wenn Sie eine Online-Videosprechstunde anbieten?
Wie können Sie sichergehen, dass kein Unbefugter Zugriff auf sensible und persönliche Gesundheitsdaten Ihrer Patient:innen bekommt?
Fakt ist: Als Arzt oder Ärztin sind Sie dafür verantwortlich, diese sensiblen Daten zu schützen und können dafür auch belangt werden.
In diesem Beitrag erfahren Sie, warum der Datenschutz so wichtig ist und wie Sie den Datenschutz in Ihrer Praxis sicherstellen.
Warum ist der Datenschutz für Arztpraxen so wichtig?
Die Arzt-Patienten-Beziehung ist immer eine sehr vertrauliche Angelegenheit. Sie als Arzt oder Ärztin wissen nicht selten mehr über den Gesundheitszustand und bisherige Erkrankungen Ihrer Patient:innen Bescheid als enge Angehörige.
Diese persönlichen und gesundheitsbezogenen Daten sind jedoch nicht nur Teil der mündlichen Arzt-Patienten-Kommunikation. Für eine bessere Versorgung werden auch Sie bereits Patientendaten in digitalen Akten oder der elektronischen Patientenakte (ePA) speichern.
Oder vielleicht stellen Sie auch schon Online-Rezepte aus und senden diese direkt an Apotheken, erhalten Laborbefunde per E-Mail und leiten diese bequem und digital an die Patient:innen weiter.
Werden die Daten auf diesen Kommunikationskanälen aber nicht gesichert und verschlüsselt, können Sie von Dritten eingesehen, weitergegeben und veröffentlicht werden. So ein Datendiebstahl verletzt die Privatsphäre Ihrer Patient:innen und belastet selbst die beste Arzt-Patienten-Beziehung nachhaltig.
Dies kann auch zu einer negativen Berichterstattung über Ihre Praxis führen, wodurch Sie noch mehr Patient:innen verlieren könnten. Zusätzlich drohen Ihnen bei Datenschutzverletzungen rechtliche Strafen.
Kommt es zu Datenschutzverletzungen, weil Sie Daten nicht ausreichend geschützt haben, müssen Sie mit Schadensersatzforderungen und hohen Geldstrafen rechnen. Der Datenschutz ist also eine nicht zu unterschätzende Aufgabe für moderne Arztpraxen.
Das sollten Sie als Mediziner:innen für den Datenschutz tun
Wie aber können Sie selbst einen ausreichenden Datenschutz gewährleisten, damit es gar nicht erst zu Datenschutzverletzungen kommt?
Der erste Schritt: Stimmen Sie Ihren Praxisablauf und die Speicherung und Nutzung von Daten auf die DSGVO ab. Was genau das heißt und welche Pflichten die DSGVO für Sie als Arzt oder Ärztin mit sich bringt, klären wir jetzt:
Rechtliche Grundlagen, die Sie beachten müssen
Die Grundlage für die Datenschutzrichtlinien in Arztpraxen ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Seit 2018 ist diese EU-Regelung in Kraft.
Laut Artikel 9 der DSGVO gilt die Verarbeitung personenbezogener Daten als besondere Kategorie:
Die Gesundheitsdaten Ihrer Patient:innen dürfen Sie für die Diagnostik, Gesundheitsvorsorge und Behandlung verarbeiten. Aber: Für Sie als Arzt oder Ärztin ist auch der Grundsatz zur Datenminimierung in Artikel fünf der DSGVO wichtig.
Dieser besagt, dass Sie nur jene Daten erheben dürfen, die für die Gesundheitsversorgung relevant sind. Achten Sie daher darauf, keine unnötigen Daten digital zu erfassen und vorzuhalten. Werden bestimmte Daten nicht mehr benötigt, sollten Sie diese löschen oder anonymisieren.
Denn je weniger personenbezogene Daten gespeichert werden, desto weniger Informationen können im Schadensfall von Unbefugten eingesehen werden. Die Datenminimierung ist somit ein wichtiger Baustein zum Schutz vor Datenschutzverletzungen.
Verschlüsseln Sie die Patientendaten
Für Daten, die wichtig und relevant sind, kommen wir nun zu Baustein Nummer 2. Verschlüsseln Sie Ihre Patientendaten – und zwar bei jedem Verarbeitungsschritt erneut: Wenn Sie sie auf der Festplatte oder in der Cloud speichern, ein Mail an Ihre Patient:innen versenden oder bei der Online-Terminvereinbarung Informationen über die Erkrankung einholen.
Außerdem sollten Sie Sicherungskopien Ihrer Patientendaten anfertigen lassen. Sollte es zu einem Datenverlust kommen, können Sie sie schnell wiederherstellen und den Praxisalltag wiederaufnehmen. Die KBV empfiehlt zudem das Ausfüllen eines Verzeichnisses über die Verarbeitungstätigkeiten.
Tipp: Achten Sie beim Erwerb digitaler Tools darauf, dass diese sowohl datenschutzkonform sind als auch eine Verschlüsselung anbieten.
So setzen Sie Datenschutzmaßnahmen in Ihrer Praxis um
Jetzt wissen Sie bereits, welche Anforderungen der Datenschutz an Ihre Praxis stellt und dass eine Verschlüsselung wichtig ist.
Doch wie sehen die Datenschutzmaßnahmen im Arbeitsalltag aus? Im Folgenden erfahren Sie, auf welche Datenschutz-Aspekte Sie bei der täglichen Arbeit in der Praxis achten sollten:
Arbeiten Sie mit Passwörtern
In Ihrer Arztpraxis kümmern sich oft mehrere Personen um unterschiedliche Arbeitsbereiche. So haben neben Ihnen auch Ihre MFAs mit Patientendaten zu tun: Sie kümmern sich um die Patient:innen am Empfang, nehmen Messungen vor oder geben sogar Empfehlungen zur Medikation.
Jedes Teammitglied arbeitet heutzutage mit einem PC oder Tablet und somit mit digitalen Patientendaten. Da der Datenschutz in Ihre Verantwortung fällt, müssen Sie genau festlegen, wer auf welche Daten in Ihrem Praxismanagementsystem zugreifen kann.
Den Zugriff für interne Gesundheitsfachkräfte ebenso wie für Patient:innen können Sie mithilfe von Passwörtern und Freigaberechten regeln.
Bei unserer Praxissoftware können Patient:innen beispielsweise nur mit einem Passwort auf Ihren persönlichen Bereich zugreifen und so online Ihre Termine in Ihrer Praxis oder Online-Videosprechstunden buchen.
Informieren Sie über den Datenschutz in Ihrer Praxis
Gerade weil es um sehr persönliche und sensible Daten im Gesundheitswesen geht, legen Patient:innen hier besonders viel Wert auf die Vertraulichkeit und den Schutz Ihrer Daten.
Deshalb kommt es vor, dass Patient:innen bei neuen digitalen Tools Bedenken haben, wie Ihre sensiblen Daten etwa in Online-Kalendern und Videosprechstunden verarbeitet werden.
Nehmen Sie diese Sorgen ernst und erklären Sie, welche Maßnahmen Sie zum Schutz von Patientendaten ergreifen. Am besten bereiten Sie eine leicht verständliche Datenschutzerklärung vor, in denen Ihre Patient:innen alle relevanten Infos nachlesen können.
Die KBV empfiehlt die Veröffentlichung der Datenschutzerklärung auf Ihrer Website oder Ihrem Online-Profil und einen Aushang in Ihrer Praxis.
Prüfen Sie, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist
Vielleicht haben Sie schon von der Datenschutz-Folgenabschätzung gehört, die eine weitere Regelung in der DSGVO ist. Sie besagt, dass beim Einsatz neuer Technologien ein höheres Risiko besteht, das einer besonderen Einschätzung bedarf.
Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie eine Überwachungskamera in Ihrer Praxis installieren. Die Datenschutz-Folgenabschätzung kann, aber muss nicht erforderlich sein.
Falls Sie diese Abschätzung vornehmen lassen möchten, beauftragen Sie am besten einen Datenschutzbeauftragten mit der Durchführung.
Wenn Sie unsicher sind, ob die Abschätzung in Ihrem speziellen Fall nötig ist, empfiehlt die KBV eine Abfrage beim Landesdatenschutzbeauftragten.
Führen Sie regelmäßig Updates durch
Das größte Risiko für Datenmissbrauch stellen Sicherheitsexperten zufolge veraltete IT-Systeme dar. Daher sollten Sie dafür sorgen, dass die von Ihnen verwendeten Tools ebenso wie Ihr Praxismanagementsystem stets auf dem aktuellsten Stand sind.
Sobald eine Softwareaktualisierung verfügbar ist, sollten Sie diese so bald wie möglich durchführen. Denn die Updates gewährleisten einen Datenschutz auf gleichbleibendem Niveau.
Ihre Checkliste für mehr Datenschutz
Weiter oben haben wir Ihnen einige wichtige Maßnahmen gezeigt, die einem höheren Schutz Ihrer Patienten- und Praxisdaten dienen. Damit Sie nichts vergessen, haben wir Ihnen hier die wichtigsten Fragen in einer Checkliste zusammengefasst:
- Versenden Sie Patientendaten ausschließlich verschlüsselt?
- Haben Sie Ihrem Team die jeweils nötigen Zugriffsberechtigungen erteilt?
- Sind die Patientenakten vor Ort und digital vor unbefugter Einsicht geschützt?
- Überprüft Ihr Empfangspersonal die Identität der Anrufer:innen?
- Finden Arzt-Patienten-Gespräche immer vertraulich statt?
- Weiß Ihr Praxisteam, welche Daten relevant sind und digital erfasst werden sollen?
- Haben Sie festgelegt, wann personenbezogene Daten durch wen gelöscht werden?
- Wurden Ihr Praxisteam und Ihre Patient:innen über die Datenschutzmaßnahmen informiert?
- Verfügen Sie über eine aktuelle Datenschutzerklärung?
- Sind Ihre Praxismanagementsoftware und alle digitalen Tools auf dem aktuellen Stand?
Wie Sie sensible Patientendaten mit jameda schützen können
All die Aufgaben, die der Datenschutz mit sich bringt, müssen Sie nicht selbst bewältigen. Verlassen Sie sich dabei auf einen kompetenten Partner wie jameda.
Unsere Arzt-Patienten-Plattform ist datenschutzkonform und bietet Ihnen gleichzeitig praktische Online-Tools für eine effiziente Praxis und eine bessere Arzt-Patienten-Beziehung.
Im Folgenden haben wir unsere wichtigsten Funktionen für Sie zusammengefasst:
Die sichere Online-Terminvereinbarung
Statt allein eine telefonische Terminvereinbarung anzubieten, die viel Zeit in Anspruch nimmt, gehen immer mehr Arztpraxen zu einer Online-Terminbuchung über. Die Patient:innen sehen so auf einen Blick, welche Termine frei sind und suchen den für sie passenden aus.
So gehen in Ihrer Praxis weniger Anrufe ein, was Ihnen und Ihrem Team mehr Zeit für die Beratung und Behandlung gibt.
Bei jameda können Sie Ihre Patient:innen auch an die online gebuchten Termine erinnern und sie bestätigen lassen. Der gesamte Prozess der Online-Terminbuchung läuft natürlich datenschutzkonform ab.
Verschlüsselung für digitale Patienten-Akten
Damit Sie alle wichtigen Infos an einem Ort finden, können Sie auf jameda sowohl Ihre Termine als auch Ihre Patientenakten verwalten. Auch dieses Online-Tool haben wir gemäß der DSGVO entwickelt.
Für Sie heißt das: Einfach Akte öffnen, lesen und neue Informationen sicher speichern.
Datenschutzkonforme Videosprechstunden
Sie überlegen, ob Sie Ihren Patient:innen Online-Videosprechstunden anbieten sollten? Auch hierfür haben wir einen geschützten Raum geschaffen und eine datenschutzkonforme Lösung entwickelt.
Somit können Sie sich ganz auf das Arzt-Patienten-Gespräch einlassen und wir sorgen für verschlüsselte Kommunikationswege während der Videosprechstunde.
Sie sind für den Schutz sensibler Patientendaten verantwortlich
In diesem Beitrag haben wir Ihnen gezeigt, dass Sie als Ärzt:in eine besondere Sorgfaltspflicht für die sensiblen Gesundheitsdaten Ihrer Patient:innen haben.
Sie wissen nun, wie wichtig der sorgsame Umgang mit Daten ist, was man unter Datenminimierung versteht und wie Sie Daten sichern und verschlüsseln, so dass sie der DSGVO entsprechen und nicht von Unbefugten eingesehen werden.
Dafür benötigen Sie unter anderem sichere Passwörter, eine Datenschutzerklärung und regelmäßige Software-Updates.
Eine Arzt-Patienten-Plattform wie jameda unterstützt Sie zudem als professioneller Partner beim Datenschutz, da Sie Ihnen datenschutzkonforme Online-Tools zur Verfügung stellt.
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