5 Tipps für eine entspanntere Vorweihnachtszeit in der Arztpraxis

jameda Redaktion

Advent, Advent, die Praxis brennt! Um den Stress der Vorweihnachtszeit Ihrer Praxis fern zuhalten, gibt es verschiedene Wege. Wir präsentieren Ihnen die 5 besten Tipps.

In der hektischen Vorweihnachtszeit beginnt nicht nur die stimmungsvolle Adventsbeleuchtung, sondern auch die Hektik in vielen Arztpraxen. Denn zum Jahreswechsel steigt das Patientenaufkommen häufig stark an. Verantwortlich dafür ist zum einen die Erkältungs- und Krankheitswelle, die typischerweise in den Wintermonaten vorherrscht. Hinzu kommen Termine für Vorsorgeuntersuchungen, die Patient:innen häufig noch im laufenden Jahr abschließen möchten. Wussten Sie zudem, dass der 24. Dezember der Tag mit der höchsten Herzinfarktrate ist? Das zeigt eine Studie der Krankenkasse DAK, welche vier Jahre in Folge an Weihnachten einen Drittel mehr Herzinfarkte feststellte, als im Jahresdurchschnitt.

Zwischen festlichem Glanz und hektischer Betriebsamkeit steht das Praxisteam daher vor einer großen Belastungsprobe. Kolleg:innen fallen krankheits- oder urlaubsbedingt aus, gleichzeitig kommen mehr
Patient:innen in die Praxis. Somit ist es kein leichtes Unterfangen, das Terminmanagement, administrative Aufgaben und das erhöhte Patientenaufkommen stressfrei zu bewältigen. Digitale Tools wie etwa der jameda Online-Terminkalender bieten hier eine wertvolle Unterstützung. Sie sorgen nicht nur für eine Entlastung bei administrativen Tätigkeiten. Sie ermöglichen eine bessere Patientenbetreuung und führen so zu einer entspannteren Vorweihnachtszeit – in der Praxis und bei den Patient:innen.

1. Online-Terminkalender reduziert Vorweihnachtsstress

Die Terminplanung stellt das Praxisteam aufgrund der Erkältungswelle, wetterbedingten Unfällen, höherem Herzinfarktrisiko aber auch zusätzlichen Aufwand zum Jahreswechsel vor eine große Belastungsprobe. Ein Online-Terminkalender nimmt dabei viel Arbeit weg: Er ermöglicht es Patient:innen, selbst Termine zu planen. Auch Terminerinnerungen und – bestätigungen
lassen sich mit einem Online-Terminkalender wie von jameda einfach automatisieren. Kurzfristige Terminabsagen werden automatisch durch neue Patient:innen auf der Warteliste gefüllt. Für das Praxispersonal bedeutet das eine große Entlastung.

Patient:innen bekommen automatisierte Terminbestätigungen und auch -erinnerungen.

2. Vorbereitung ist das A und O

In Stresssituationen ist es wichtig, schnell und effektiv reagieren zu können. Dabei helfen klare Protokolle und Aufgabenverteilungen. Ein strukturierter Notfallplan stellt sicher, dass das Praxisteam gut vorbereitet ist. Für die verschiedenen Abläufe in der Praxis, von der Patientenaufnahme bis zur
Abrechnung, empfehlen wir, einheitliche Prozesse zu definieren. Durch klare Arbeitsanweisungen können Missverständnisse vermieden werden und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen genau, was von ihnen erwartet wird.

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3. Öffnungszeiten über die Feiertage klar kommunizieren

Zu einer stressfreien Vorweihnachtszeit gehören auch transparente Kommunikationswege. Informationen über geänderte Öffnungszeiten, Sondersprechstunden oder organisatorische Details können helfen, Missverständnisse zu vermeiden und Patient:innen besser zu informieren. Haben Sie Ihre Öffnungszeiten über die Feiertage schon auf Ihrer Homepage und Ihrem jameda-Profil geändert? Setzen Sie sich eine Erinnerung – am besten automatisiert.

4. Automatisierte Prozesse sparen Zeit

Die Organisation einer Arztpraxis erfordert oft erheblichen Zeitaufwand, insbesondere wenn wichtige Informationen über verschiedene Systeme und Dateien verstreut sind. Vom Management der Termine über die elektronische Patientenakte bis hin zur automatisierten Abrechnung – eine integrierte Praxismanagement-Software erleichtert nicht nur den täglichen Arbeitsablauf, sondern fördert auch eine effiziente Teamarbeit. Das ist besonders in der stressigen Vorweihnachtszeit wichtig.

Setzen Sie auf eine zentrale Verwaltung von Informationen und stellen Sie einen schnellen Zugriff auf wichtige Daten für das gesamte Praxisteam zur Verfügung. Das beschleunigt die Abläufe erheblich und reduziert ebenfalls den Vorweihnachtsstress.

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5. Setzen Sie auf Pausen

Der Einsatz digitaler Tools kann Ihnen viel Zeit sparen und Ihr Praxisteam stressfreier durch die Vorweihnachtszeit bringen. Trotzdem ist auch wichtig, dass Sie auf Ihre eigene Gesundheit als auch die Ihres Teams achten. Legen Sie mehr Pausen in Ihrem Terminkalender fest als sonst. Schon
kürzere Pausen, etwa zwischen zwei Patiententerminen, reduzieren den Stresspegel. Nehmen Sie sich ein paar Minuten, lassen Sie frische Luft in Ihre Praxis, atmen Sie tief durch und tanken Sie neue Kraft für den nächsten Patienten oder Patientin. Ermutigen Sie auch Ihr Team, ausreichende Pausen einzuplanen. Bewusst gesetzte Pausen über den Tag verteilt wirken wahre Wunder gegen die vielen stressigen Momente im Praxisalltag.

Die Vorweihnachtszeit bringt zweifellos zusätzliche Herausforderungen für Arztpraxen mit sich. Ein durchdachtes Praxismanagement, insbesondere mit Hilfe von Online-Terminkalendern, kann den Stress deutlich minimieren. In einem gemeinsamen Termin helfen wir Ihnen dabei den jameda Online-Terminkalender für sich einsatzbereit zu machen.

Starten Sie noch heute Ihre digitale Reise und gehen Sie mit Ihrem Praxisteam entspannt in die Vorweihnachtszeit. Wir beraten Sie gerne.

Über den Autor jameda Redaktion

Patient:innen und Ärzt:innen auf digitalem Wege einfach, schnell und passgenau zu verbinden, ist das Ziel von jameda. Um Ärzt:innen auf diesem Weg bestmöglich zu unterstützen, bereitet das jameda Redaktionsteam auf dem jameda Blog relevante Informationen rund um die digitale Arzt-Patienten-Beziehung auf.