Die Digitalisierung – unvermeidbar aber auch unglaublich praktisch    

In Ihrer Praxis stehen große Veränderungen an: Ihr Chef oder Ihre Chefin plant, die Praxis zu digitalisieren. Neue Tools sollen eingeführt – und Prozesse komplett neu aufgestellt werden.

Vielleicht empfinden Sie das als sehr aufwändig oder haben von Kolleg:innen in anderen Praxen gehört, wie schwierig das sei. Doch keine Sorge, Digitalisierung muss nicht kompliziert sein. Haben Sie sich erstmal mit dem neuen System und den Prozessen vertraut gemacht, werden Sie die Erleichterungen in Ihrem Arbeitsalltag schnell bemerken. Wir haben sieben Tipps für MFAs zusammengestellt, mit denen Sie die Umstellung auf eine digitale Praxis mit Leichtigkeit meistern.

Warum E-Health-Lösungen wichtig für die Praxisorganisation sind

Tagtäglich sind MFAs mit einer Vielzahl an Aufgaben konfrontiert, die alle gleichzeitig erledigt werden müssen. Vor Ihnen stehen Patient:innen, die auf ihre Anmeldung warten. Gleichzeitig klingelt das Telefon. Im Wartezimmer warten zu viele Patient:innen. Sie geben sich größte Mühe, doch die Beschwerden von Patient:innen häufen sich, dass Ihre Praxis nur schwer zu erreichen und die Leitung fast immer belegt sei. Genau an dieser Stelle kommen Tools wie jameda ins Spiel, die eine bequeme Online-Terminvereinbarung erlauben. Das ist nicht nur für Patient:innen vorteilhaft, sondern vor allem auch für Ihren Praxisalltag:

• Online-Terminvereinbarungen reduzieren die Anzahl der Anrufe in der Praxis. Somit wird die Warteschlange immer kürzer. 

• Die No-Show-Rate wird geringer, da Patient:innen automatisiert vom Online-Tool an ihren Termin erinnert werden.
• Die Anzahl der Terminausfälle minimiert sich, denn kurzfristig abgesagte Termine werden automatisch an die Nachrücker:innen vergeben.
• Das Ausdrucken und Einordnen von Papierdokumenten fällt weg. Mit einem Klick speichern Sie elektronische Arztbriefe und Laborbefunde in den digitalen Patientenakten. 

Sie sehen, dass die Digitalisierung in der Praxis einen direkten und positiven Einfluss auf Ihren Arbeitsalltag hat. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie dazu beitragen können, dass Sie möglichst schnell von der Digitalisierung in Ihrer Praxis profitieren. 

1. Teamwork erleichtert die Umstellung 

Die reibungslosen Arbeitsabläufe in der Praxis leben davon, dass Sie selbst, Ihre Kolleg:innen und der Arzt oder die Ärztin Hand in Hand zusammenarbeiten. Das ist vor allem bei der Umstellung der gewohnten Routinen besonders wichtig. Besprechen Sie also gemeinsam, wie die Arbeitsaufteilung in Zukunft aussehen wird. 

Zum Beispiel könnten Sie sich vorrangig um die Anmeldung der Patient:innen kümmern, während ein Kollege oder eine Kollegin die eingehenden Nachrichten bearbeitet. Wird die Warteschlange länger, meldet auch Ihr Kollege oder Ihre Kollegin die wartenden Patient:innen an. Wartet gerade niemand am Empfang, können Sie sich den eingehenden Befunden und Arztbriefen widmen. 

Legen Sie auch für alle weiteren Aufgaben die Verantwortung genau fest. Auf diese Weise läuft der Arbeitstag effizienter ab und Sie können Stress reduzieren. Außerdem können Sie bestimmte Zeitfenster für spezielle Anliegen festlegen. Beispielsweise können Sie die Ausstellung von Dauerrezepten an drei Nachmittagen in der Woche erledigen. Teilen Sie solche Zeitfenster auch Ihren Patient:innen mit. 

2. Auf die Vorteile konzentrieren

Klar, an die neuen Arbeitsabläufe und die neuen Online-Tools müssen Sie sich erst einmal gewöhnen. Diese Umstellung wird Ihnen leichter fallen, wenn Sie sich auf die Vorteile konzentrieren, die Ihnen die Digitalisierung im Praxisalltag bringt. Die Arbeit am Empfang wird entspannter, da einige Patient:innen ihren Termin online buchen werden. So haben Sie mehr Zeit für die Verwaltungsaufgaben. Und auch diese werden schneller erledigt sein, da der Papieraufwand wegfällt. 

Da alle wichtigen Informationen gespeichert werden, verpassen Sie keine wichtige Info mehr, weil ein Notizzettel verloren gegangen ist. Alle Vorgänge in der Praxis finden Sie auf einen Blick in den elektronischen Dateien – auch Notizen, die Ihre Kolleg:innen für Sie hinterlassen haben. Rufen Sie sich diese Vorteile ins Gedächtnis, wenn Sie den Umgang mit den neuen Online-Tools erlernen. Das wird Sie motivieren und entspannter in den Tag starten lassen. 

3. Den digitalen Praxisalltag bei einer Hospitation kennenlernen

Sie fragen sich, wie der Arbeitsalltag in der digitalisierten Praxis so abläuft? Verschaffen Sie sich einen Eindruck aus erster Hand! Bitten Sie Ihren Vorgesetzten oder Ihre Vorgesetzte eine Hospitation zu organisieren, bei der Sie die Arbeit mit E-Health-Lösungen direkt miterleben. Auf diese Weise lösen sich Sorgen in Luft auf, die Sie zuvor vielleicht noch hatten. 
Nutzen Sie diese Gelegenheit auch, um das andere Praxisteam zu fragen, wie die Umstellung auf digitale Lösungen in deren Praxis funktioniert hat – und auch, warum manche Dinge vielleicht nicht so reibungslos gelaufen sind. So erhalten Sie wertvolle Tipps aus erster Hand, die Sie direkt umsetzen können. 

4. Tutorials helfen bei der Anwendung

Nehmen Sie sich Zeit, die Bedienung des neuen Systems zu lernen. Stellen Sie sich darauf ein, dass es ein paar Tage dauern wird, bis Sie mit allen wichtigen Funktionen im Detail vertraut sind. Professionelle Anbieter für digitale Arztpraxis-Lösungen liefern in der Regel auch eine einfache Anleitung mit, etwa als Online-Tutorials. Dabei werden Ihnen mehrere Funktionen in verschiedenen Videos vorgestellt. So sehen Sie genau, wo Sie klicken müssen, um die gewünschte Aktion auszuführen. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass Sie dieses Tutorial jederzeit wieder ansehen können, sollten Sie etwas vergessen haben.
An dieser Stelle noch ein Tipp: Sehen Sie sich auch die Tutorials für die Patient:innen an. Wenn Sie dann gefragt werden, wie sich zum Beispiel die Uhrzeit für einen Termin nachträglich ändern lässt, können Sie Ihren Patient:innen weiterhelfen – und sorgen für eine positive Erfahrung mit Ihrer Praxis. 

5. Kommen Sie den Wünschen Ihrer Patient:innen entgegen

Manche Praxismitarbeiter:innen begründen Ihre Bedenken gegenüber E-Health-Lösungen mit der Meinung, dass die Neuerungen die Patient:innen irritieren könnten. Tatsächlich wünschen sich aber die meisten Patient:innen eine Arztpraxis mit digitalen Serviceangeboten – und zwar in allen Altersgruppen. 
Auch die ältere Generation besitzt häufig ein Smartphone und ist erleichtert, wenn Sie online einen Termin buchen können, statt in der Warteschleife festzuhängen. Schließlich bedeutet Digitalisierung nicht, dass Sie den Kontakt zu Ihren Patient:innen verlieren. Vielmehr können Sie den Anliegen und der Versorgung Ihrer Patient:innen besser entgegenkommen. 

6. Informieren Sie Ihre Patient:innen über die digitalen Serviceleistungen

Es steht schon fest, welche E-Health-Lösung ab welchem Zeitraum in Ihrer Praxis genutzt wird? Dann informieren Sie Ihre Patient:innen über die digitalen Services, die Sie ab jetzt anbieten. Denn nur, wenn Ihre Patient:innen davon wissen, können sie diese auch nutzen. Informieren Sie über alle Kommunikationskanäle, die Ihnen zur Verfügung stehen. 
Legen Sie Flyer oder Infobroschüren in der Praxis aus. Ebenso sollten Sie auf der Praxiswebseite auf die neuen Leistungen hinweisen. Das können zum Beispiel Online-Terminvereinbarungen oder Videosprechstunden sein. Erklären Sie dabei nicht nur, wie Ihre Patient:innen diese Serviceleistungen in Anspruch nehmen können, sondern weisen Sie auch auf die Vorteile hin. Bei der Online-Terminvereinbarung profitieren Ihre Patient:innen zum Beispiel von einer schnelleren Rückmeldung als bei einem Anruf. 

7. So nutzen Sie E-Health-Lösungen datenschutzkonform 

Wenn Sie Online-Tools von professionellen Anbietern nutzen, sind diese bereits datenschutzkonform konzipiert. Dennoch sollten Sie auch selbst auf einige Vorgaben achten, damit keine personenbezogenen Patientendaten an Dritte gelangen. Stellen Sie die Bildschirme so auf, dass nur Sie und Ihre Kolleg:innen Einsicht haben. Legen Sie zudem starke Passwörter fest. 

Wenn Sie Ihren Schreibtischplatz verlassen, auch wenn es nur kurz ist, sperren Sie den Zugang. Dazu loggen Sie sich entweder aus oder sperren den Bildschirm. Fragen Sie am besten auch nach, ob Ihr Chef oder Ihre Chefin eine Datenschutzschulung organisieren kann.

Wie Sie eine Arzt-Patienten-Plattform bei der Digitalisierung unterstützt

Eine Arzt-Patienten-Plattform wie jameda bietet Ihnen ein Bündel digitaler Tools aus einer Hand: Sie erhalten Zugriff auf die Online-Terminvereinbarung und Videosprechstunden sowie die Möglichkeit, Patientendaten digital zu verwalten. Diese Tools sparen viel Zeit, verbessern viele Praxisabläufe und erleichtern somit Ihren Arbeitsalltag. 

Fazit

Die Digitalisierung Ihrer Praxis wird auf jeden Fall Veränderungen nach sich ziehen. Je schneller Sie sich darauf einlassen, umso schneller werden Sie von den Vorteilen profitieren. Mit Teamwork, klaren Strukturen, einer Hospitation und praktischen Tutorials haben Sie die Umstellung schnell geschafft.

Sie suchen noch nach einem Anbieter für E-Health-Lösungen für Ihre Arztpraxis? Bei jameda können Sie die folgenden digitalen Services nutzen: 

• Online-Terminvereinbarung
• Automatische Terminerinnerung
• Digitale Patientenakte
• Datenschutzkonforme Videosprechstunde