Erfahren Sie die wichtigsten Gründe für Terminausfälle und wie Sie diese vermeiden können.
Eines der häufigsten Probleme in Arztpraxen besteht darin, dass Patient:innen gar nicht erst zum Termin erscheinen („No-Show“). Ganz verhindern lassen sich Terminversäumnisse zwar nicht, es gibt aber wirkungsvolle Maßnahmen, mit denen Sie gegensteuern können. Erfahren Sie, wie es überhaupt dazu kommt – und wie Sie künftig Terminausfälle verhindern.
Terminversäumnisse: Ein Problem, das alle Praxen betrifft
Es heißt, der erste Schritt zur Lösung eines Problems sei zu akzeptieren, dass dieses Problem existiert. Dem stimmen wir zu, schließlich fällt nach unseren Erfahrungen mit Praxen und Kliniken im Schnitt einer von fünf Terminen aus – das sind 20 Prozent.
Terminausfälle bergen viele Nachteile
- Patient:innen, die ihre Behandlung oder Pflege unterbrechen, nehmen unter Umständen gesundheitliche Komplikationen und langfristige Beeinträchtigungen in Kauf.
- Die Produktivität Ihrer Praxis sinkt, weil Patient:innen nicht erscheinen und somit Lücken im Kalender entstehen. Das führt auch zu finanziellen Verlusten.
- Sie haben keine Möglichkeit, andere Patient:innen zu behandeln, die dringend auf einen Termin in Ihrer Praxis warten. Das führt zu Frustration und schlimmstenfalls dazu, dass sich diese Patient:innen nach einem anderen Arzt bzw. einer Ärztin umsehen.
Warum halten Patienten ihre Termine nicht ein?
Die Hauptursachen für die Abwesenheit von Patient:innen sind von Praxis zu Praxis häufig dieselben und lassen sich auch meist vermeiden:
- Patient:in vergisst Termin, weil er zu weit im Voraus angesetzt wurde
- Unvorhergesehene Ereignisse treten in letzter Minute ein, wie .z.B. Krankheit oder ein dringlicher Jobtermin.
- Patient:in erkennt den Wert der ärztlichen Untersuchung nicht an bzw. schätzt ihn als zu gering ein.
Wie können Sie Terminausfälle effektiv reduzieren? 🤷
Es gibt einige einfach umzusetzende Maßnahmen, mit denen Sie die Termintreue Ihrer Patient:innen deutlich erhöhen können:
1. Bieten Sie eine Videosprechstunde an
Die Videosprechstunde ist ein hervorragender Weg, um Ihren Patient:innen Zeit zu sparen. jameda bietet Ihnen eine bequeme, leicht zu installierende und überdies datenschutzrechtlich sichere Lösung für dieses eHealth-Angebot. Informieren Sie Ihre Patient:innen über diese Möglichkeit, insbesondere dann, wenn sie nicht oder nur unter gewissem Aufwand persönlich in Ihre Praxis kommen können.
2. Optimieren Sie Ihre Warteliste
Fällt ein Termin kurzfristig aus, können Sie diesen anderweitig vergeben und dadurch Lücken im Kalender vermeiden - insofern Sie eine Warteliste pflegen. Sie reduzieren die Ausfallzeiten und die Patient:innen freuen sich, einen früheren Termin wahrnehmen zu können. Zugleich spricht es für den Servicegedanken Ihrer Praxis, wenn Sie proaktiv auf Ihre Patient:innen in der Warteliste zugehen.
3. Schicken Sie Terminerinnerungen an Ihre Patient:innen
Gerade bei Behandlungen, die mehrere Besuche erfordern, vergehen oft mehrere Wochen oder Monate zwischen der Terminbuchung und dem eigentlichen Termin. So kommt es häufig vor, dass die Patient:innen in diesen Fällen den Termin eher vergessen. Möglicherweise halten sie diesen für nicht (mehr) notwendig, weil es ihnen schon besser geht.
Abhilfe können Sie schaffen, indem Sie einige Tage vorher an den Termin erinnern, am besten automatisiert. 72 Stunden sind in der Regel eine gute Zeit. Senden Sie 24 Stunden vor dem Termin einen zweiten Reminder an Ihre Patient:innen, um die Termintreue zu stärken. Dies schafft ein Gefühl der Verpflichtung und wird Ihre Patient:innen dazu motivieren, zu erscheinen oder zumindest abzusagen, wenn etwas Unvorhergesehenes dazwischen kommt.
4. Weisen Sie Patient:innen auf die Bedeutung der Termintreue hin
Die meisten Patient:innen vergessen, dass auch andere Menschen auf einen Arzttermin warten, und dass sie durch ihr Nichterscheinen jemand anderem die Möglichkeit nehmen, ihren Platz einzunehmen. Wenn Sie einen entsprechenden Hinweis in Ihre Patientenkommunikation aufnehmen, schärfen Sie das Bewusstsein dafür. Eine gute Gelegenheit bieten automatisch verschickte Terminerinnerungen per E-Mail oder SMS.
Auf diese Weise können Ihre Patient:innen anrufen, um einen neuen Termin zu vereinbaren, oder sie sagen vorzeitig ab, um andere nicht zu beeinträchtigen.
Vor allem bei regelmäßigen Terminen, wie z. B. psychologischen Therapien, können Sie eine Rücktrittsregelung einführen, bei der Ihre Patient:innen mindestens 24 Stunden im Voraus Bescheid geben müssen, um nicht die gesamte oder einen Teil der Behandlung bezahlen zu müssen.
🤩 TIPP: Automatisieren Sie alle vorgelagerten Aktionen für effizientes Terminmanagement
Alle Maßnahmen, die wir Ihnen in diesem Artikel vorgeschlagen haben, können Sie von Ihrem Praxisteam persönlich durchführen lassen. Aber wie viel Zeit würden Ihre Mitarbeiter:innen dafür pro Tag benötigen und welche anderen Tätigkeiten müssten sie dafür aufgeben? Um mehr Wirtschaftlichkeit durch Termintreue zu erlangen, sollten Sie an dieser Stelle keine wertvollen personellen Ressourcen binden.
Nutzen Sie lieber die Vorteile eines voll digitalisierten Terminerinnerungsprocederes. Dieses ist fester Bestandteil des jameda Terminmanagements für Premiumkund:innen. Entdecken Sie die Möglichkeiten, Ihre Terminverwaltung durchgängig zu optimieren, um Ihr Praxisteam zu entlasten und die Termintreue Ihrer Patient:innen zu stärken.