Warum Patienten ihre Termine nicht wahrnehmen und was Sie dagegen tun können

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Erfahren Sie die wichtigsten Gründe für Terminausfälle und wie Sie diese vermeiden können. 

Eines der häufigsten Probleme in Arztpraxen besteht darin, dass Patient:innen gar nicht erst zum Termin erscheinen („No-Show“). Ganz verhindern lassen sich Terminversäumnisse zwar nicht, es gibt aber wirkungsvolle Maßnahmen, mit denen Sie gegensteuern können. Erfahren Sie, wie es überhaupt dazu kommt – und wie Sie künftig Terminausfälle verhindern. 

No-Show: Ein Problem, das alle Praxen betrifft

Es heißt, dass der erste Schritt zur Lösung eines Problems darin besteht, zu akzeptieren, dass dieses Problem existiert. Da ist was dran. Nach unseren Erfahrungen mit Praxen und Kliniken fällt im Schnitt einer von fünf Terminen aus – das sind 20 Prozent. 

Warum sich eine Online-Terminvereinbarung für Sie lohnt

Die Möglichkeit einer Online-Terminvereinbarung bietet nicht nur Ihren Patient:innen die schnelle und unkomplizierte Lösung, um eine Untersuchung bei Ihnen zu terminieren. Auch Ihnen als Arztpraxis kommt der digitalisierte Prozess in vielen Bereichen zugute. 

Wie viele ihrer täglichen Termine versäumen Ihre Patienten? Rechnen Sie diese Zahl auf den Monat und dann aufs Jahr hoch. Sie kommen vermutlich auf eine beachtliche Anzahl an versäumten Terminen. 

Die Nachteile, die sich durch Terminausfälle ergeben, sind größer, als sie auf den ersten Blick scheinen:  

  • Patient:innen, die ihre Behandlung oder Pflege unterbrechen, nehmen unter Umständen gesundheitliche Komplikationen und langfristige Beeinträchtigungen in Kauf.
  • Die Produktivität Ihres Praxisbetriebs sinkt, weil Patient:innen nicht erscheinen und somit Lücken im Kalender entstehen.
  • Patient:innen, die dringend auf einen Termin in Ihrer Praxis warten, können von der Warteliste nicht spontan nachrücken. Das führt zu Frustration und letztlich dazu, dass sich diese Patient:innen nach einem anderen Arzt bzw. einer Ärztin umsehen. 
Ganz zu schweigen von den finanziellen Verlusten, zu denen alle diese Punkte für Ihren Praxisbetrieb führen.

Warum halten Ihre Patienten ihre Termine nicht ein?

Die Hauptursachen für die Abwesenheit von Patienten sind von Praxis zu Praxis häufig dieselben und lassen sich auch meist vermeiden. Das sind die fünf Hauptgründe: 

  • Praxis und Wohnort der Patient:innen liegen zu weit auseinander. 
  • Die Praxis bietet ungünstige Öffnungszeiten an
  • Patient:in vergisst Termin, weil er zu weit im Voraus angesetzt wurde
  • Unvorhergesehene Ereignisse treten in letzter Minute ein, wie .z.B. Krankheit oder ein dringlicher Jobtermin.
  • Patient:in erkennt den Wert der ärztlichen Untersuchung nicht an bzw. schätzt ihn als zu gering ein. 

Wie können Sie Terminausfälle effektiv reduzieren? 🤷

Da es letztlich die Patient:innen sind, die entscheiden, ob sie einen Arzttermin wahrnehmen oder nicht, ist es unmöglich, die Fehlzeiten um 100 Prozent zu reduzieren. Es gibt jedoch Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Patient:innen für die Auswirkungen ihres Tuns sensibilisieren können. Allein dadurch können Sie die Anzahl der Terminausfälle effektiv senken. 

1. Bieten Sie eine Videosprechstunde an 

Die Videosprechstunde ist ein hervorragender Weg, um Ihren Patient:innen Zeit zu sparen. jameda bietet Ihnen eine bequeme, leicht zu installierende und überdies datenschutzrechtlich sichere Lösung für dieses eHealth-Angebot. Informieren Sie Ihre Patient:innen über diese Möglichkeit, die sie nutzen können, wenn sie es nicht schaffen, persönlich in Ihre Praxis zu kommen.

2. Optimieren Sie Ihre Warteliste 

Sie können es nicht vermeiden, dass Patient:innen ihre Termine absagen oder verschieben. Wenn sie Sie jedoch frühzeitig informieren, können Sie den Termin anderweitig vergeben und vermeiden dadurch Lücken im Kalender. Darüber freuen sich Patient:innen, die entweder noch gar keinen oder einen späteren Termin haben. Zugleich spricht es für den Servicegedanken Ihrer Praxis, wenn Sie proaktiv auf Ihre Patient:innen in der Warteliste zugehen. 

3. Schicken Sie Terminerinnerungen an Ihre Patient:innen 

Vor allem bei Behandlungen, die mehrere Besuche erfordern, ziehen es die Patient:innen vor, im Voraus zu buchen, um den Buchungsprozess nicht noch einmal durchlaufen zu müssen (Anrufe, Wartezeiten, wenige Terminoptionen usw.). Manchmal vergehen Monate zwischen der Terminbuchung und dem eigentlichen Termin. Das Problem ist, dass die Patient:innen in diesen Fällen den Termin eher vergessen. Oder sie halten ihn für nicht (mehr) notwendig, weil es ihnen schon besser geht. 

In diesem Fall ist es am besten, sie einige Tage vorher an ihren Termin zu erinnern. 72 Stunden sind in der Regel eine gute Zeit. Senden Sie 24 Stunden vor Termin einen zweiten Reminder an Ihre Patienten, um die Termintreue zu stärken. Dies schafft ein Gefühl der Verpflichtung und wird Ihre Patient:innen dazu motivieren, entweder zu erscheinen oder zumindest abzusagen, wenn etwas Unvorhergesehenes dazwischenkommt. 

4. Weisen Sie Patient:innen auf die Bedeutung der Termintreue hin 

Die meisten Patient:innen vergessen, dass auch andere Menschen auf einen Arzttermin warten, und dass sie durch ihr Nichterscheinen jemand anderem die Möglichkeit nehmen, ihren Platz einzunehmen. Wenn Sie einen entsprechenden Hinweis in Ihre Patientenkommunikation aufnehmen, schärfen Sie das Bewusstsein dafür. Eine gute Gelegenheit bieten automatisch verschickte Terminerinnerungen per E-Mail oder SMS.  

Auf diese Weise können Ihre Patient:innen anrufen, um einen neuen Termin zu vereinbaren, oder sie sagen vorzeitig ab, um andere nicht zu beeinträchtigen. 

Vor allem bei regelmäßigen Terminen, wie z. B. psychologischen Therapien, können Sie eine Rücktrittsregelung einführen, bei der Ihre Patienten mindestens 24 Stunden im Voraus Bescheid geben müssen, um nicht die gesamte oder einen Teil der Behandlung bezahlen zu müssen. 

🤩 TIPP: Automatisieren Sie alle vorgelagerten Aktionen für effizientes Termin-Management

Alle Maßnahmen, die wir Ihnen in diesem Artikel vorgeschlagen haben, können Sie natürlich von Ihrem Praxisteam persönlich durchführen lassen. Aber wie viel Zeit würden Ihre Mitarbeiter:innen dafür pro Tag benötigen und welche anderen Tätigkeiten müssten sie dafür aufgeben? Um mehr Wirtschaftlichkeit durch Termintreue zu erlangen, sollten Sie an dieser Stelle keine wertvollen personellen Ressourcen binden. 

Nutzen Sie lieber die Vorteile eines voll digitalisierten Terminerinnerungsprocederes. Dieses ist fester Bestandteil des jameda Termin-Managements für Premium-Kunden. Entdecken Sie die Möglichkeiten, Ihre Terminverwaltung durchgängig zu optimieren, um Ihr Praxisteam zu entlasten und die Termintreue Ihrer Patienten zu stärken.

 Kontaktieren Sie uns und lassen sich beraten!