Die Vorteile eines Recall-Systems für Ihre Arztpraxis

Wie Patient:innen Vorsorgetermine durch ein Recall-System regelmäßig wahrnehmen. 

Regelmäßige Vorsorgetermine und Kontrolltermine beim Arzt sind im Interesse aller. Sie helfen, Krankheiten frühzeitig zu erkennen und adäquat zu behandeln.

Doch manchmal versäumen Patient:innen es, sich proaktiv um einen Termin zu kümmern. Hier greift der so genannte „Recall“: eine freundliche Erinnerung der Praxis, bald den nächsten Termin zu vereinbaren.

Nun haben nicht nur Patient:innen etwas davon. Für Sie als Praxis ist der Recall ein einfacher Weg, loyale Patientenbeziehungen aufzubauen und Ihre Terminauslastung zu optimieren.

Einziger Haken: Recalls können ziemlich zeitraubend sein – müssen Sie aber nicht, wenn zur Erinnerung ein automatisiertes, digitales System genutzt wird.

Der Recall: Ein bewährtes Instrument in der Patientenkommunikation

Mit einem Recall-System kann das Praxisteam in Ihrer Arztpraxis Patient:innen automatisch daran erinnern, einen Termin zu vereinbaren. Recalls kommen schon heute in zahlreichen Arztpraxen zum Einsatz. Sie sind zum einen eine praktische Erinnerungshilfe für Patient:innen.

Denn wer hat schon so ganz genau im Blick, wann der nächste Vorsorge- oder Kontrolltermin ansteht? Hier sind Patient:innen häufig dankbar für eine kleine Gedächtnisstütze durch behandelnde Ärzt:innen.

Zum anderen wirken sie imagefördernd für Ihre Praxis. Denn Recalls zeigen, dass Sie mitdenken und sich aktiv um das Patientenwohl kümmern.  Das wissen Patient:innen zu schätzen. 

Welche Vorteile bieten Recall-Systeme?

Während es bei akuten Beschwerdebildern in aller Regel kein Problem ist, Patient:innen zum Arztbesuch zu motivieren, ist die Ausgangslage bei Prävention und Kontrolle eine andere:

Man fühlt sich ja gesund, es gibt keinen besonderen Leidensdruck, gerade jetzt aktiv zu werden.  Bei manchen Patient:innen mag auch eine bewusste oder unbewusste Vermeidungstaktik dahinterstecken.

Immerhin könnte es sein, dass die Vorsorge etwas Unangenehmes zutage fördert. 

Seit der Corona-Pandemie sind die wahrgenommenen Vorsorgeuntersuchungen nochmals deutlich zurückgegangen, wie ein Bericht des RKI vom März 2022 zeigt. Interessant ist, dass manche Vorsorgeuntersuchungen recht gut angenommen werden, etwa der Zahnarztbesuch.

Andere Leistungen wie z.B. die Darmkrebsvorsorge werden eher gemieden. Sie wird nur von der Hälfte der anspruchsberechtigten Versicherten wahrgenommen. Das belegt eine neuere Studie der AOK Bayern. 

Viele Patient:innen brauchen also einen extra Motivationsschub, um Patient:innen zur konsequenten Inanspruchnahme der Vorsorgeleistungen zu bewegen.

Genau hier kommen Recalls ins Spiel. Denn eine persönliche Erinnerung durch den Arzt oder die Ärztin des Vertrauens ist eben doch etwas anderes als das abstrakte Wissen, dass „man eigentlich mal wieder zum Arzt gehen müsste“.

Im Folgenden haben wir einige Anlässe aufgelistet, für die Recalls besonders effektiv eingesetzt werden können:

• Vorsorgeuntersuchungen wie Hautkrebsscreening, Mammographien oder Darmspiegelungen  
• Kontrolluntersuchungen bei chronischen Erkrankungen wie Diabetes, Bluthochdruck oder Schilddrüsenerkrankungen 
• Nachsorgeuntersuchungen nach Verletzungen, ambulanten Eingriffen oder Operationen 
• Erstimpfungen und Auffrischungsimpfungen von Erwachsenen und Kindern wie z.B. die jährliche Grippeimpfung  
• U-Untersuchungen bei Kinderärztinnen und Kinderärzten 
• Regelmäßige Untersuchungen während der Schwangerschaft  
• Für Zahnarztpraxen: Prophylaxe-Behandlungen und professionelle Zahnreinigungen

So profitiert Ihre Praxis vom Recall-Management

Recalls helfen Ihnen als Arzt bzw. Ärztin, den Gesundheitszustand Ihrer Patient:innen jederzeit im Blick zu behalten, um bei Bedarf frühzeitig zu handeln.

Damit steigt auch die Chance des Behandlungserfolges. Das klappt allerdings nur mit einem lückenlos funktionierenden Recall-Management. 

Insbesondere chronisch kranke Patient:innen oder Risikopatient:innen bedürfen eines engmaschigen Monitorings, um eventuelle Veränderungen des Gesundheitszustandes zu erkennen und adäquat reagieren zu können.

Auch dies ist nur möglich, wenn die Betroffenen regelmäßig in der Praxis vorstellig werden.

Man könnte es auch so formulieren: Recalls sind eine Form der Aufmerksamkeit. Und genau diese Aufmerksamkeit wünschen sich Patient:innen von ihren Ärzt:innen, wie Studien immer wieder belegen.

Wenn Sie als Arzt oder Ärztin die Initiative ergreifen, wird das geschätzt – und belohnt, etwa mit einer hohen Weiterempfehlungsrate.

Auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht lohnt sich ein Recall-System für Ihre Arztpraxis. Denn regelmäßige Erinnerungen steigern die Terminbuchungsrate und somit Ihre Auslastung.

Dies gilt umso mehr, wenn der Recall per SMS oder E-Mail erfolgt, da hier nur ein Link angeklickt werden muss, um sich den nächsten Termin zu sichern. 

Das Recall-System und der Datenschutz

Es gibt datenschutzrechtliche Vorgaben, die vor dem Versand von Recalls unbedingt berücksichtigt werden müssen. So benötigen Sie eine schriftliche Einverständniserklärung Ihrer Patient:innen, um persönliche Daten künftig für Erinnerungen an kommende Termine nutzen zu dürfen.

Den rechtlichen Rahmen hierfür bietet die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die den korrekten Umgang mit Personendaten regelt.

Eine ausführliche Information zum Datenschutz finden Sie auf der Website der kassenärztliche Bundesvereinigung, inklusive kostenfreiem Musterformular zum Download. 

So steigern Sie den Erfolg Ihres Recall-Systems

Für die effiziente Terminorganisation in der Praxis sollten Sie Zeitfenster für Präventions- und Kontrolluntersuchungen festlegen – etwa an Wochentagen frühmorgens von 8 bis 9 Uhr oder am Spätnachmittag.

Damit schaffen Sie Praxisroutinen und erleichtern es Patient:innen mit klassischen Büroarbeitszeiten, ein entsprechendes Zeitfenster einzuplanen. 

Und noch ein Tipp, um den Erfolg Ihres Recall-Systems zu erhöhen: Versuchen Sie, einen positiven Motivationsgrund zu schaffen, anstatt über abschreckende Statistiken Angst zu schüren. 

Machen Sie Gesundheit zum gemeinsamen Anliegen, das Sie mit Ihren Patient:innen verbindet. Einen guten Anlass bieten etwa Thementage wie der Weltfrauentag (Brustkrebs-Vorsorge) oder der internationale Männertag am 19. November (Prostata-Untersuchung).

Brief, Anruf oder E-Mail: Unterschiedliche Varianten des Recall-Systems

Die Form des Recalls variiert von Praxis zu Praxis und ist von vielen Faktoren abhängig, etwa von der Altersstruktur der Patient:innen. Im Folgenden haben wir die gängigsten Formen für Sie zusammengefasst: 

1. Der klassische Brief

Viele Arztpraxen setzen für ihre Erinnerungen immer noch auf ein postalisches Schreiben. Vor allem jüngere Patient:innen sind es heute gewohnt, ihre Termine unabhängig von Sprechzeiten mit dem Smartphone zu organisieren.

Erhalten sie einen Brief ohne die Möglichkeit zur direkten Terminvereinbarung, ist der Recall schnell wieder vergessen. 

Tipp: Falls Sie beim Recall-Management Ihrer Praxis nicht auf den Postweg verzichten möchten, weisen Sie auch auf Ihre digitalen Kontaktmöglichkeiten hin. Nutzen Sie beispielsweise eine Terminbuchungssoftware, sollten Sie auf dem Brief in Form eines QR-Codes auf diese hinweisen.  

2.  Anruf

Auch die Benachrichtigung per Telefon wird von Arztpraxen schon seit langem praktiziert. Der persönliche Kontakt zwischen Praxisteam und Patient:innen sorgt dafür, dass die Terminvereinbarungs-Rate deutlich höher ist als beim postalischen Versand.

Für viele Berufstätige sind Anrufe allerdings nicht immer eine Entlastung. Und auch für die Praxisteams bedeuten die telefonischen Erinnerungen sehr viel Zeitaufwand, denn viele Patient:innen nehmen nicht beim ersten Anruf ab.  

3.  E-Mail oder SMS

Eine Methode, die sich im Recall-Management immer mehr bewährt, ist die Benachrichtigung per E-Mail oder SMS. Diese digitalen Wege vereinen gleich mehrere Vorteile in sich:  

• Kostenersparnis: gerade im Vergleich zum Briefversand, bei dem Porto und Druckkosten anfallen, verursachen E-Mails und SMS weitaus weniger Kosten.  
• Zeitersparnis: mit der richtigen Praxissoftware lassen sich Recalls automatisiert versenden. Ihr Praxisteam hat dadurch mehr Zeit für Ihre Patient:innen. 

• geringer Organisationsaufwand: einmal eingestellt, versenden Recall-Systeme Erinnerungen selbstständig in den vordefinierten Abständen. Auch die Tageszeit, zu der Terminerinnerungen verschickt werden, lässt sich problemlos auf die Abendstunden verlegen. Dadurch lassen sich Lücken im Recall-System, die durch Flüchtigkeitsfehler, Krankheitsfälle oder Urlaub entstehen, wirksam vermeiden. 
• höhere Terminvereinbarungs-Rate: Indem die digitale Terminerinnerung einen Link zum Online-Terminbuchungsportal enthält, steigt die Anzahl der gebuchten Vorsorgetermine enorm. Patient:innen haben genügend Zeit, um ihren Alltag um den Arztbesuch herum zu planen und können den Termin bei Bedarf selbstständig verschieben. Dadurch sinkt auch Ihre NoShow-Rate erheblich.  

Die Vorteile eines digitalen Recall-Systems

Ein digitales Recall-Management funktioniert höchst zuverlässig. Sie können die Intervalle der Erinnerungen individuell auf die Patient:innen oder den jeweiligen Untersuchungstyp abstimmen und gehen auf Nummer sicher, dass auch wirklich alle in regelmäßigen Abständen erreicht werden.

Im Idealfall enthält die SMS bzw. E-Mail gleich einen Link zu Ihrem Online-Terminkalender. Für Ihre Patient:innen liegt die Buchung also nur einen Klick entfernt, und diese Bequemlichkeit führt zu höheren Erfolgsraten beim Terminabschluss. 

Wenn dann doch etwas dazwischenkommt, haben Ihre Patient:innen die Möglichkeit, ihren Termin eigenständig zu verlegen.

Nicht zuletzt ist auch die Erfolgskontrolle mit digitalen Systemen leichter. Wer hat wirklich reagiert auf den Recall? War die Aktion erfolgreich? Wo ist ein Nachfassen nötig? 

Merkmale einer effizienten Recall-Strategie

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Schritte auf dem Weg zu einer effizienten Strategie für Ihr Recall-System zusammengefasst:

• Schritt 1: Definieren Sie die Terminarten in Ihrer Praxis, für die ein Recall-System in Frage kommen. Legen Sie den Schwerpunkt auf Prävention, Kontrolluntersuchungen und Impfungen.
• Schritt 2: Prüfen Sie, ob die formellen Voraussetzungen für die Kontaktaufnahme vorliegen, vor allem datenschutzrechtlich. Tipp: Machen Sie die DSGVO-Abfrage künftig zum festen Bestandteil Ihres Anamnesebogens für Neupatient:innen.
• Schritt 3: Planen Sie feste Praxiszeiten für die über das Recall-System beworbenen Leistungen anbieten, ein. So wird Ihre Terminplanung effizienter.
• Schritt 4: Bedenken Sie die Vorzüge eines digitalen Recall-Systems, sei es ergänzend oder künftig auch als Ersatz für die analoge Kontaktaufnahme – je nach Altersstruktur Ihrer Patient:innen.

Das Recall-System von jameda

Mit unserer Softwarelösung können Sie den Recall für unterschiedlichste Leistungen direkt in Ihr Praxismanagement integrieren.

Als jameda Nutzer:in können Sie beispielsweise ausgewählte Zeitfenster für bestimmte Termine – zum Beispiel Hautkrebs-Screening oder professionelle Zahnreinigung – blocken und Patient:innen automatisch an diese Termine erinnern.

Darüber hinaus können Ihre Patient:innen ihre Termine direkt über die versendeten Erinnerungen absagen und verschieben. Veränderungen werden automatisch in Ihrem Kalender aktualisiert.

Mehr Informationen zu dieser und vieler weiterer Funktionen unserer Praxissoftware finden Sie hier.

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