Das Recall-System: eine Win-Win-Situation für Arztpraxen und Patient:innen

Erfahren Sie, wie Ihre Patient:innen durch Recall-Management Vorsorgetermine regelmäßiger wahrnehmen. 

Vollzeitjob, Familien und Bucketlist für die Freizeitgestaltung: Im vollgepackten Alltag kommt eines oft zu kurz – der Arztbesuch. Dabei helfen regelmäßige Vorsorgeuntersuchungen bei der Früherkennung und rechtzeitigen Behandlung schwerer Krankheiten. Vielen Patient:innen schätzen es aus diesem Grund, von Ihrer Arztpraxis vor Regeluntersuchungen erinnert zu werden. Wie auch Sie dem Gedächtnis Ihren Patient:innen durch Recall-Management auf die Sprünge helfen können, zeigen wir in diesem Beitrag.

Was ist Recall-Management und wofür wird es eingesetzt?

Mit einem Recall-System kann das Praxisteam in Ihrer Arztpraxis Patient:innen automatisch daran erinnern, einen Termin zu vereinbaren. Viele Patient:innen fühlen sich durch diesen Service in guten Händen und schätzen die Gedächtnisstütze im teilweise hektischen Alltag.   

Es gibt eine Reihe an Präventionsleistungen, die sich durch Recall-Management problemlos in Ihre Arzt-Patienten-Kommunikation einbauen lassen:  

• Vorsorgeuntersuchungen wie Hautkrebsscreening, Mammographie oder Darmspiegelungen  
• Kontrolluntersuchungen bei chronischen Erkrankungen wie Diabetes, Bluthochdruck oder Schilddrüsenerkrankungen  

• Nachsorgeuntersuchungen nach Verletzungen, ambulanten Eingriffen oder Operationen 
• Erstimpfungen und Auffrischungsimpfungen von Erwachsenen und Kindern, sowie die jährliche Grippeimpfung  
• U-Untersuchungen bei Kinderärztinnen und Kinderärzten  
• Regelmäßige Untersuchungen während der Schwangerschaft  
• Für Zahnarztpraxen: Prophylaxe-Behandlungen und professionelle Zahnreinigung 

Gerade die oben genannten Termine geraten häufig in Vergessenheit, da sie in den meisten Fällen nicht mit akuten Beschwerden einhergehen. Umso wichtiger für eine langfristig erfolgreiche Behandlung ist es deshalb auch für Arztpraxen, auf die Einhaltung von Vorsorge- und Kontrollterminen zu achten.

Tipp: Achten Sie bei der Umsetzung des Recall-Managements in Ihrer Praxis auch auf passendes Sprechzeiten- und Terminmanagement. Viele Arztpraxen profitieren von fest ausgeschriebene Zeiten für Kontroll- oder Vorsorgeuntersuchungen, beispielsweise von jeder Freitagnachmittag oder täglich die Termine zwischen 8 und 9 Uhr für Kontrolltermine reserviert sind. Für Berufstätige erleichtern Sie dadurch, Job und Gesundheitsvorsorge vereinbaren zu können. Softwareanbieter wie jameda.pro bieten praxisnahe Terminmanagement-Lösungen, um Arztpraxen bei dieser Aufgabe zu unterstützen.  Mit jameda.pro kann das Praxisteam eine ausgewählte Zeitspanne für einen bestimmten Termin-Typ – zum Beispiel Hautkrebsscreening oder professionelle Zahnreinigung – blocken und Patient:innen automatisch an Termine erinnern. Mehr Informationen zu dieser und weiteren Funktionen der jameda Praxissoftware finden Sie unter https://pro.jameda.de/funktionen/terminmanagement 

Welche Arten der Kontaktaufnahme gibt es?

Um Patient:innen an anstehenden Vorsorgetermine zu erinnern, stehen Arztpraxen gängige Kommunikationswege wie Brief, Anruf, E-Mail oder SMS zur Verfügung. Diese Kommunikationswege unterscheiden sich zum einen im Aufwand für das Praxisteam, und zum anderen darin, wie viele Patient:innen im Anschluss einen Termin vereinbaren.

1. Der klassische Brief

Viele Arztpraxen setzen für ihre Erinnerungen immer noch auf ein postalisches Schreiben. Vor allem jüngere Patient:innen sind es heute gewohnt, ihre Termine unabhängig von Sprechzeiten mit dem Smartphone zu organisieren. Erhalten sie einen Brief ohne die Möglichkeit zur direkten Terminvereinbarung, ist der Recall schnell wieder vergessen. 

Tipp: Falls Sie beim Recall-Management Ihrer Praxis nicht auf den Postweg verzichten möchten, weisen Sie auch auf Ihre digitalen Kontaktmöglichkeiten hin. Nutzen Sie beispielsweise eine Terminbuchungssoftware, sollten Sie auf dem Brief in Form eines QR-Codes auf diese hinweisen.  

2.  Anruf

Auch die Benachrichtigung per Telefon wird von Arztpraxen schon seit langem praktiziert. Der persönliche Kontakt zwischen Praxisteam und Patient:innen sorgt dafür, dass die Terminvereinbarungs-Rate deutlich höher ist als beim postalischen Versand. Für viele Berufstätige sind Anrufe allerdings nicht immer eine Entlastung. Und auch für die Praxisteams bedeuten die telefonischen Erinnerungen sehr viel Zeitaufwand, denn viele Patient:innen nehmen nicht beim ersten Versuch ab.  

3.  E-Mail oder SMS

Eine Methode, die sich im Recall-Management immer mehr bewährt, ist die Benachrichtigung per E-Mail oder SMS. Diese digitalen Wege vereinen gleich mehrere Vorteile in sich:  

• Kostenersparnis: gerade im Vergleich zum Briefversand, bei dem Porto und Druckkosten anfallen, verursachen E-Mails und SMS weitaus weniger Kosten.  
• Zeitersparnis: mit der richtigen Praxissoftware lassen sich Recalls automatisiert versenden. Ihr Praxisteam hat dadurch mehr Zeit für Ihre Patient:innen. 

• geringer Organisationsaufwand: einmal eingestellt, versenden Recall-Systeme Erinnerungen selbstständig in den vordefinierten Abständen. Auch die Tageszeit, zu der Terminerinnerungen verschickt werden, lässt sich problemlos auf die Abendstunden verlegen. Dadurch lassen sich Lücken im Recall-System, die durch Flüchtigkeitsfehler, Krankheitsfälle oder Urlaub entstehen, wirksam vermeiden. 
• höhere Terminvereinbarungs-Rate: Indem die digitale Terminerinnerung einen Link zum Online-Terminbuchungsportal enthält, steigt die Anzahl der gebuchten Vorsorgetermine enorm. Patient:innen haben genügend Zeit, um ihren Alltag um den Arztbesuch herum zu planen und können den Termin bei Bedarf selbstständig verschieben. Dadurch sinkt auch Ihre NoShow-Rate erheblich.  

Tipp: Zum Recall-Management zählen auch das aktive Hinweisen auf Kontrolluntersuchungen während des Arztbesuches durch Ärztinnen und Ärzte sowie das Praxisteam. Zudem stärken Informationsmaterialien und Broschüren im Wartezimmer das Bewusstsein für Vorsorge- und Früherkennungsuntersuchungen.  

3.  Das sind die Vorteile von Recall-Systemen

Durch Recall-Management, und insbesondere den Einsatz von Recall-Systemen, entstehen viele Vorteile für Patient:innen, Ärztinnen und Ärzte und das Praxisteam.  

Ärztinnen und Ärzte bleiben über den Gesundheitszustand ihrer Patient:innen stets auf dem Laufenden. Gerade bei Risikopatient:innen oder chronisch Kranken sind regelmäßige Untersuchungen essenziell wichtig für eine gute Gesundheitsversorgung. So können Sie als Arzt oder Ärztin auf Verschlechterungen des Gesundheitszustandes schnell reagieren oder die Genesung begleiten.  

Zudem stärkt ein funktionierendes Recall-System die Arzt-Patienten-Beziehung. Durch den kostenfreien Erinnerungsservice fühlen sich Patient:innen gut in Ihrer Arztpraxis aufgehoben.  

Auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht lohnt sich ein Recall-System für Ihre Arztpraxis: Durch regelmäßige Erinnerungen, die auch zu Terminbuchungen führen, sorgen Sie für eine gute Auslastung Ihrer Praxis. Außerdem gilt: je zufriedener Ihre Patient:innen sind, desto eher buchen Sie auch Selbstzahlerleistungen.  

Tipp:  Damit Sie auch datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite sind, empfiehlt es sich, vor den Recall-Maßnahmen eine Einverständniserklärung Ihrer Patient:innen für die Kontaktaufnahme einzuholen.  

Recall-System: effiziente Terminerinnerungen für Patient:innen

Vor allem jüngere Patient:innen sind es heute gewohnt, ihre Termine unabhängig von Sprechzeiten mit dem Smartphone zu organisieren. Erhalten sie einen Brief ohne die Möglichkeit zur direkten Terminvereinbarung, ist der Recall schnell wieder vergessen. Durch automatisierte Mails oder SMS lassen sich die Erinnerungen effizient und dennoch personalisiert versenden – in individuellen Abständen und zur für den:die Patient:in passenden Zeit.  

Indem zusätzlich ein Link zur Online-Terminbuchung in der Erinnerungsnachricht enthalten ist, können Patient:innen schnell und einfach ihre Vorsorge- und Kontrolltermine vereinbaren.  

Die Terminbuchungssoftware von jameda bietet eine Kombination aus vielen nützlichen Funktionen, die die Arzt-Patienten-Beziehung verbessern – darunter auch Recall-System und Online-Terminbuchung.  

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