Warum ein Online-Terminkalender für Ihre Praxis wichtig ist

Welche Vorteile ein Online-Terminkalender für Ihre Praxis hat.

Eine gute Terminplanung ist das A&O einer effizienten Praxisorganisation. Doch was heißt „gut“ in Bezug auf die Terminplanung?

Für Sie als Arzt oder Ärztin bedeutet das eine optimale Auslastung Ihrer Sprechzeiten mit möglichst wenig Leerlauf zwischen den Terminen.

Für Ihr Praxispersonal stehen organisatorische Aspekte im Vordergrund. Die Terminplanung soll wenig Zeit in Anspruch nehmen und dafür sorgen, dass Patient:innen zum einbestellten Zeitpunkt erscheinen.

Besonderer Stressfaktor für Ihre MFAs: Wenn die Terminplanung primär über das Telefon abgewickelt wird und es pausenlos klingelt.

Ihre Patient:innen wiederum wünschen sich viel Flexibilität und kurze Wartezeiten vor Ort. In Zeiten digitaler Nutzergewohnheiten spielen auch Online-Buchungsmöglichkeiten eine immer größere Rolle. 

In diesem Blogpost sprechen wir über die verschiedenen Ansprüche an eine gute Terminplanung und die Vorteile eines Online-Terminkalenders für Ihre Arztpraxis.

Außerdem liefern wir Ihnen einen Leitfaden mit den wichtigsten Schritten hin zu einer verbesserten Terminplanung.

Warum ein professionelles Terminmanagement wichtig ist

Ein effizientes Terminmanagement ist das Rückgrat Ihrer Praxisorganisation und ein wichtiger Bestandteil Ihres Qualitätsmanagements.

Es ermöglicht reibungslose Abläufe, verbessert die Kommunikation intern sowie zwischen Praxis und Patient:innen. 

Zudem hat die Terminorganisation einen starken Einfluss darauf, ob Ihre Patient:innen Ihre Services als professionell wahrnehmen.

Wenn der Empfang spürbar unter Dauerstress steht, die telefonische Erreichbarkeit schlecht ist und die Wartezeiten vor Ort lang, hat dies unweigerlich einen negativen Effekt auf Ihr Praxisimage. 

Auch aus Personalsicht ist unzureichende Terminplanung eine dauerhafte Belastung. Studien zeigen, dass viele MFAs unter ihrem stressigen Arbeitsalltag leiden, wobei das hohe Patientenaufkommen als einer der Hauptgründe genannt wird.

Das wiederum ist nicht selten das Ergebnis einer ineffizienten Terminplanung. 

Typische Fehler sind etwa, dass Patient:innen zu eng getaktet werden. Oder es bleibt unberücksichtigt, dass bestimmte Terminarten mehr Zeit beanspruchen als andere.

So ist ein Kontrolltermin meist schnell erledigt, während eine Erstaufnahme mehr Zeit erfordert. Entsprechend lang oder kurz sollten auch die Zeitfenster im Kalender eingeplant werden.

Nicht zuletzt geht eine suboptimale Terminplanung auch mit handfesten finanziellen Einbußen einher: Bis zu 50.000 Euro lassen Hausärzt:innen an ungenutztem Potenzial pro Jahr liegen, wie das Ärzteblatt berichtet.

Im Umkehrschluss hilft eine smarte Terminplanung, Ihre wirtschaftlichen Chancen besser zu nutzen.

Digitalisierung erfasst auch die Terminplanung

Der Trend zur Digitalisierung der Praxisabläufe ist deutlich erkennbar, auch bei der Terminorganisation.

Wo früher ein großer Planer auf dem Empfangstisch lag und die Termine mit Bleistift und Radiergummi eingetragen bzw. verändert wurden, kommen heute immer häufiger digitale Kalender zum Zuge. Häufig sind diese Bestandteil der genutzten Praxissoftware. 

Der Haken ist, dass viele dieser Kalender die Praxisabläufe nicht adäquat abbilden. Manchmal fehlt es auch schlicht an geschultem Personal, um alle Vorteile der eingesetzten Lösung vollumfänglich auszuschöpfen. 

Und noch eines ist klar: Ein digitaler Terminkalender, der von Ihren Mitarbeiter:innen gepflegt wird, ist zwar ein guter Anfang.

Doch die Telefonate mit Patient:innen zur Terminfindung, -verschiebung oder -absage werden dadurch nicht weniger und nehmen weiterhin viel Zeit in Anspruch.

Diese Belastung entfällt erst, wenn Patient:innen ihre Termine eigenständig planen und verwalten können, unabhängig von der Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter:innen. Womit wir bei der Frage wären, was die Patient:innen erwarten.

So wollen Patient:innen heute ihre Arzttermine planen

Alles, was Online-Services sonst so attraktiv macht, gilt auch für die Online-Terminvereinbarung des Arztbesuchs: Verfügbarkeit, Flexibilität und Unabhängigkeit. 

Patient:innen können ohne Rücksicht auf Öffnungszeiten rund um die Uhr ihren nächsten Arztbesuch planen.

Sie müssen keine langen Wartezeiten am überlasteten Praxistelefon in Kauf nehmen und können sich im Online-Terminkalender entspannt nach der für sie besten Option umsehen - und den Termin auch wieder verschieben, wenn etwas dazwischenkommt.

Erhebungen zeigen, dass schon heute rund 33 % der Patient:innen ihre Arzttermine online buchen. Ein weiteres Drittel kann sich vorstellen, das in Zukunft zu tun.

Die Möglichkeit, Termine eigenständig online zu buchen, wird demnach zum Erfolgsfaktor für Praxen. Fehlt dieser Service, sehen sich Patient:innen unter Umständen nach anderen Ärzt:innen um.

Interessant ist auch der hier enthaltene Hinweis, dass überproportional viele Privatpatient:innen von der Möglichkeit Gebrauch machen, online Arzttermine zu buchen.

So lässt sich über die Art der Terminbuchung Einfluss darauf nehmen, dass zahlungskräftigere Patientengruppen den Weg zu Ihnen finden.

Wie kann die Terminplanung besser werden? Ein Leitfaden

Eine optimale Terminplanung setzt voraus, dass Sie die Abläufe in Ihrer Praxis und die Patientenstruktur möglichst genau kennen.

Erst auf dieser Basis lässt sich eine realistische Einschätzung vornehmen, mit der sich lange Wartezeiten vermeiden lassen, Abläufe entzerrt werden und die Versorgung Ihrer Patient:innen gesichert wird. 

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Fragen zusammengestellt, die Sie sich in Vorbereitung auf eine optimierte Terminplanung stellen können:

• Setzen Sie die Dauer Ihrer Patiententermine realistisch an?
• Berücksichtigen Sie die jeweilige Terminart in angemessener Form? 
• Planen Sie genug Puffer für Notfälle ein?
• Erinnern Sie Patient:innen an bevorstehende Termine, z.B. per E-Mail oder SMS?
• Wie definieren Sie Verantwortlichkeiten im Team? Gibt es Terminmanager:innen?
• Können Ihre Mitarbeitenden mit Ihren Terminmanagement-Systemen umgehen?
• Kommunizieren Sie die Möglichkeit zur Online-Terminvereinbarung aktiv an Patient:innen?
• Ist eine Online-Terminvereinbarung auf Ihrer Praxis-Website integriert?
• Weisen Sie in Briefen, E-Mails und auf Social-Media darauf hin?

Für eine Ersterhebung der Praxisabläufe lohnt es sich, über den Zeitraum einiger Wochen Analysen durchzuführen und zu dokumentieren. Aufschlussreiche Parameter sind etwa 

• die durchschnittliche Wartezeit von Patient:innen mit Termin und ohne Termin
• die Erfassung von Stoßzeiten und Zeiten mit geringerem Patientenaufkommen
• Die durchschnittliche Behandlungsdauer pro Terminart
• Die durchschnittliche Behandlungsdauer, aufgeschlüsselt nach Arzt bzw. Ärztin

Viele praktische Tipps zur Optimierung des Terminmanagements hält auch die Website des Virchowbundes bereit. 

Die Vorteile eines Online-Terminkalenders für Ihre Praxis

Einen Online-Terminkalender anzubieten, ist technisch nur ein kleiner Schritt, für die Abläufe in der Praxis jedoch ein Meilenstein.

Ihre Patient:innen können nun rund um die Uhr ihren Wunschtermin buchen. Das macht schon den Erstkontakt entspannter und wirkt sich positiv auf das Gesamterlebnis „Arztbesuch“ aus. 

Für Ihr Praxispersonal stellt sich sofort eine spürbare Entlastung ein, da die eingehenden Anrufe zum Thema Terminvereinbarung sofort deutlich reduziert werden.

So können Ihre MFAs sich wieder ihren eigentlichen Aufgaben widmen, nämlich der Betreuung der Patient:innen vor Ort. 

Auch auf Ihre Terminauslastung hat die Online-Terminvergabe positiven Einfluss. Das komplizierte “Termin-Tetris”, das üblicherweise die MFAs selbst vornehmen müssen, wird automatisiert. Planungsfehler werden damit seltener.

In vielen Praxen ist eine hohe No-Show-Rate ein ernstzunehmendes Problem: Termine, die einfach nicht wahrgenommen werden.

Auch hier lässt sich mit der Online-Terminvereinbarung entgegensteuern: Patient.innen erhalten rechtzeitig eine Terminerinnerung mit Bitte um Bestätigung oder Absage. All das mit nur einem Klick und ohne persönliche Interaktion mit der Praxis. 

Der Online-Terminkalender von jameda

Technisch betrachtet stellt die Einbindung keine große Herausforderung dar, wenn Sie auf ein nutzerfreundliches, vielfach erprobtes Online-Terminmanagement setzen, wie jameda es anbietet. Mit einem Widget lässt sich hier der Online-Terminkalender auf Ihrer Praxiswebsite einbinden. 

Eine Schnittstelle zu Ihrer Praxissoftware stellt den automatischen Übertrag neuer Termine sicher. Zudem haben Sie von jedem Endgerät aus Zugriff auf Ihren Online-Kalender. Ob mit dem Desktop oder dem Smartphone, die neuesten Buchungen behalten Sie stets im Blick. 

Viele individuelle Konfigurationen sorgen dafür, dass Sie die jameda Online-Terminvereinbarung individuell Ihren Wünschen anpassen können.

So lässt sich die Online-Buchungsmöglichkeit nur zu ausgewählten Zeiten oder nur für ausgewählte Patientengruppen freischalten. Mehr dazu erfahren Sie im jameda Help Center.