Für ein effizientes Patientenmanagement und eine starke Arzt-Patienten-Beziehung setzen erfolgreiche Arztpraxen zunehmend auf E-Mail-Marketing.
Denn so liefern Sie Ihren Patient:innen hilfreiche Informationen, beispielsweise über neue Leistungen für Selbstzahler und/oder Kassenpatient:innen oder Urlaubszeiten – und bleiben gleichzeitig bei Patient:innen präsent.
Allerdings fällt es vielen Ärzt:innen schwer, ansprechende E-Mails zu gestalten. Deshalb haben wir hier sechs der wichtigsten Vorlagen für Sie zusammengestellt.
Bevor Sie die Vorlagen für Ihr Praxsimarketing nutzen, ist es wichtig, dass Sie sich über die Bedürfnisse der Patient:innen im Klaren sind. Ihre Bestandspatient:innen brauchen vielleicht eine persönliche Erinnerung, um den nächsten Kontrolltermin zu vereinbaren.
Für Neupatient:innen hingegen sind vor allem leicht verständliche und weiterführende Infos wichtig. Das funktioniert zum Beispiel mit kurzen Email zum ersten Besuch in der Praxis oder dem Link zu einer Info-Broschüre zu den Leistungen.
In einer Terminbestätigung geht es um mehr als die simple Zusage für den vereinbarten Zeitraum. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihren Patient:innen eine kurze Nachricht mitzuteilen.
Zum Beispiel können Sie Ihre Patient:innen über weitere Formen der Terminvereinbarung informieren. Weisen Sie auf die zeitsparende Online-Terminvereinbarung über Ihre Website oder eine Arzt-Patienten-Plattform hin.
Auf diese Weise werden Ihre Patient:innen eher auf diese Möglichkeit aufmerksam und werden sie häufiger nutzen. Am besten verlinken Sie zudem auf Ihrer Website oder auf jameda, damit Ihre Patient:innen direkt die Antworten auf häufige Fragen zur Online-Terminbuchung finden.
Betreff: Ihr Termin ist bestätigt
Lieber Patient, liebe Patientin,
wir haben Ihre Terminanfrage erhalten und bestätigen Ihre Terminbuchung für den xx.xx.xxxx um xx:xx Uhr.
Zur schnelleren Bearbeitung Ihrer Terminanfrage laden wir Sie ein, Termine in unserer Praxis direkt auf jameda.de zu buchen. Dort können Sie auch außerhalb unserer Öffnungszeiten einen Termin vereinbaren.
Weitere Informationen zur Online-Terminvereinbarung finden Sie auf unserer Webseite.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre x Praxis
Adresse:
Telefon:
E-Mail:
Website:
Manchmal klären sich die Anliegen Ihrer Patient:innen nicht bei einem einzigen Termin. Häufig kommt es vor, dass das Ergebnis eines Bluttests oder ähnlicher Laboruntersuchungen abgewartet werden muss. Vor allem zu Urlaubszeiten und vor oder nach Feiertagen können sich diese Resultate verzögern.
Besorgte Patient:innen fragen in so einem Fall nach, ob die Testergebnisse schon verfügbar sind. Weisen Sie freundlich darauf hin, dass die Resultate noch nicht vorhanden sind. Zudem können Sie die Gelegenheit nutzen, um auf Ihr System der Terminbuchung aufmerksam zu machen.
Betreff: Aktueller Stand Ihres Laborbefunds
Lieber Patient, liebe Patientin,
leider ist Ihr Laborbefund noch nicht bei uns eingetroffen. Wir benachrichtigen Sie, sobald das Testergebnis vorliegt.
Wenn Sie die Nachricht zum Eingang des Laborbefunds erhalten, können Sie den Besprechungstermin direkt auf jameda.de buchen. Zur Besprechung der Testergebnisse können Sie einen Termin vor Ort oder per Videosprechstunde vereinbaren.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre x Praxis
Adresse:
Telefon:
E-Mail:
Website:
Auch wenn Sie so viele Abläufe wie möglich digitalisieren – es gibt Patientenfragen, die sich keiner Kategorie zuordnen lassen. Diese dürfen ruhig in Ihrem Postfach landen. Allerdings wird es seine Zeit dauern, bis Ihr Praxisteam diese individuellen E-Mails beantworten kann.
Informieren Sie Ihre Patient:innen daher über den Erhalt der einzelnen Nachricht, am besten automatisiert. Auch hier können Sie am Ende der E-Mail eine Botschaft in eigener Sache hinzufügen, zum Beispiel einen Hinweis auf Ihr Terminbuchungs-System und/oder den jameda Messenger.
Betreff: Wir haben Ihre Nachricht erhalten
Lieber Patient, liebe Patientin,
wir haben Ihre Anfrage erhalten und melden uns in Kürze bei Ihnen.
Um schneller auf Ihre E-Mail antworten zu können, empfehlen wir Ihnen, Terminanfragen direkt über unseren Online-Terminkalender zu stellen.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre x Praxis
Adresse:
Telefon:
E-Mail:
Website:
Patient:innen benötigen auch dann Hilfe, wenn die Praxis aufgrund von Urlaub geschlossen ist. Vermeiden Sie es, sie dann vor geschlossener Tür stehen oder vergeblich anrufen zu lassen. Sobald Sie wissen, wann Ihr Urlaub ansteht, sollten Sie sich um eine kompetente Urlaubsvertretung kümmern.
Informieren Sie Ihre Patient:innen per E-Mail, damit diese noch rechtzeitig vor dem Urlaub einen Termin vereinbaren können oder direkt wissen, an welche andere Praxis sie sich wenden können.
Betreff: Wir sind bald wieder für Sie da
Lieber Patient, liebe Patientin,
wir hoffen, es geht Ihnen gut.
Heute möchten wir Sie darüber informieren, dass unsere Praxis vom XX.XX. bis einschließlich XX.XX.XXXX aufgrund von Urlaub geschlossen ist.
Während dieser Zeit können Sie sich vertrauensvoll an die Praxis NAME wenden. Für die Zeit ab dem XX.XX.XXXX ist auch unser Online-Terminkalender wieder freigeschalten, so dass Sie Ihre nächsten Termine direkt buchen können. Für Fragen stehen wir Ihnen gern in den nächsten XXX Tagen zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihre x Praxis
Adresse:
Telefon:
E-Mail:
Website:
Auch wenn Sie Kassenleistungen anbieten, kann es vorkommen, dass Ihre Patient:innen Leistungen mit Selbstbehalt in Anspruch nehmen. Bieten Sie Ihren Patient:innen die Bezahlung per Überweisung an.
So kann sich Ihr Praxisteam sofort um die nächsten Patient:innen kümmern und muss sich nicht mit dem Bezahlvorgang aufhalten.
Betreff: Rechnungsnr. X vom xx.xx.xxxx
Lieber Patient, liebe Patientin,
vielen Dank für Ihren Besuch bei uns am XX.XX.XXXX.
Im Anhang finden Sie, wie vereinbart, die Rechnung Nr. X vom xx.xx.xxxx.
Für Rückfragen steht Ihnen unser Praxisteam gerne zur Verfügung.
Wenn Sie einen Folgetermin buchen möchten, können Sie diesen direkt über unseren Online-Terminkalender anfragen. Auf diesem Weg können wir Ihre Terminanfrage schneller bearbeiten.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre x Praxis
Adresse:
Telefon:
E-Mail:
Website:
Eine weitere Form des E-Mail-Marketings ist das Angebot einer digitalen Broschüre oder eines E-Books. Im Austausch gegen diese Informationen geben Ihre Patient:innen ihre E-Mail-Adresse an.
Auf diesem Weg können Sie Neupatient:innen zu Ihrem E-Mail-Verteiler hinzufügen. Sinnvoll ist so eine Broschüre, wenn es darin um ein Fachgebiet Ihrer Praxis geht.
Lieber Patient, liebe Patientin,
Sie haben jetzt Zugang zu Ihren Gesundheitsinformationen. Klicken Sie zum Lesen auf den untenstehenden Link: {link}..
Sie haben noch offene Fragen zu dieser oder einer anderen Behandlung? Unser Praxisteam kümmert sich gerne um Ihr Anliegen.
Zur Vermeidung langer Wartezeiten können Sie einen Termin in unserer Praxis direkt über jameda.de buchen.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre x Praxis
Adresse:
Telefon:
E-Mail:
Website:
Als Arzt oder Ärztin müssen Sie besonders auf den Datenschutz sensibler Patientenangaben achten. Diese Datenschutzmaßnahmen sind auch für Ihr E-Mail-Marketing wichtig. Generell sollten Sie die folgenden Datenschutzstandards erfüllen:
Marketing-E-Mails sind eine gute Möglichkeit, um Ihre Patient:innen im Zuge einer Terminbestätigung über weitere Leistungen zu informieren. In unseren Vorlagen haben wir an dieser Stelle einen Hinweis auf die Online-Terminvereinbarung eingefügt.
Sie können diesen Teil der E-Mails aber auch gegen einen anderen Hinweis ersetzen. Weisen Sie zum Beispiel darauf hin, welche Reiseimpfungen oder Vorsorgeuntersuchungen Sie anbieten.
Natürlich können Sie Ihre Marketing-E-Mails auch selbst verfassen. Falls Ihnen die Ideen oder die Zeit dafür fehlen, können Sie gerne unsere Vorlagen nutzen.
Sie wünschen sich automatische Terminerinnerungen für Ihre Patient:innen? Dann könnte die Arzt-Patienten-Plattform von jameda das Richtige für Sie sein. Mit den folgenden Tools können wir Ihr Praxismarketing vereinfachen: