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6 Vorlagen für Ihr Praxismarketing

Für ein effizientes Patientenmanagement und eine starke Arzt-Patienten-Beziehung setzen erfolgreiche Arztpraxen zunehmend auf E-Mail-Marketing.

Denn so liefern Sie Ihren Patient:innen hilfreiche Informationen, beispielsweise über neue Leistungen für Selbstzahler und/oder Kassenpatient:innen oder Urlaubszeiten – und bleiben gleichzeitig bei Patient:innen präsent.

Allerdings fällt es vielen Ärzt:innen schwer, ansprechende E-Mails zu gestalten. Deshalb haben wir hier sechs der wichtigsten Vorlagen für Sie zusammengestellt.

Der Unterschied zum Newsletter: So kann E-Mail-Marketing aussehen

Bevor Sie die Vorlagen für Ihr Praxsimarketing nutzen, ist es wichtig, dass Sie sich über die Bedürfnisse der Patient:innen im Klaren sind. Ihre Bestandspatient:innen brauchen vielleicht eine persönliche Erinnerung, um den nächsten Kontrolltermin zu vereinbaren.

Für Neupatient:innen hingegen sind vor allem  leicht verständliche und weiterführende Infos wichtig. Das funktioniert zum Beispiel mit kurzen Email zum ersten Besuch in der Praxis oder dem Link zu einer Info-Broschüre zu den Leistungen.

Die Terminbestätigung für Stammpatient:innen

In einer Terminbestätigung geht es um mehr als die simple Zusage für den vereinbarten Zeitraum. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihren Patient:innen eine kurze Nachricht mitzuteilen.

Zum Beispiel können Sie Ihre Patient:innen über weitere Formen der Terminvereinbarung informieren. Weisen Sie auf die zeitsparende Online-Terminvereinbarung über Ihre Website oder eine Arzt-Patienten-Plattform hin.

Auf diese Weise werden Ihre Patient:innen eher auf diese Möglichkeit aufmerksam und werden sie häufiger nutzen. Am besten verlinken Sie zudem auf Ihrer Website oder auf jameda, damit Ihre Patient:innen direkt die Antworten auf häufige Fragen zur Online-Terminbuchung finden. 

Vorlage für eine Terminbestätigung

Die Status-quo-E-Mail für Bestandspatient:innen

Manchmal klären sich die Anliegen Ihrer Patient:innen nicht bei einem einzigen Termin. Häufig kommt es vor, dass das Ergebnis eines Bluttests oder ähnlicher Laboruntersuchungen abgewartet werden muss. Vor allem zu Urlaubszeiten und vor oder nach Feiertagen können sich diese Resultate verzögern.

Besorgte Patient:innen fragen in so einem Fall nach, ob die Testergebnisse schon verfügbar sind. Weisen Sie freundlich darauf hin, dass die Resultate noch nicht vorhanden sind. Zudem können Sie die Gelegenheit nutzen, um auf Ihr System der Terminbuchung aufmerksam zu machen.

Vorlage für ein E-Mail zum aktuellen Stand

Den Bestandspatient:innen auf individuelle Fragen antworten

Auch wenn Sie so viele Abläufe wie möglich digitalisieren – es gibt Patientenfragen, die sich keiner Kategorie zuordnen lassen. Diese dürfen ruhig in Ihrem Postfach landen. Allerdings wird es seine Zeit dauern, bis Ihr Praxisteam diese individuellen E-Mails beantworten kann.

Informieren Sie Ihre Patient:innen daher über den Erhalt der einzelnen Nachricht, am besten automatisiert. Auch hier können Sie am Ende der E-Mail eine Botschaft in eigener Sache hinzufügen, zum Beispiel einen Hinweis auf Ihr Terminbuchungs-System und/oder den jameda Messenger. 

  Vorlage für eine individuelle Antwort per E-Mail

Informieren Sie über Praxisschließungszeiten

Patient:innen benötigen auch dann Hilfe, wenn die Praxis aufgrund von Urlaub geschlossen ist. Vermeiden Sie es, sie dann vor geschlossener Tür stehen oder vergeblich anrufen zu lassen. Sobald Sie wissen, wann Ihr Urlaub ansteht, sollten Sie sich um eine kompetente Urlaubsvertretung kümmern.

Informieren Sie Ihre Patient:innen per E-Mail, damit diese noch rechtzeitig vor dem Urlaub einen Termin vereinbaren können oder direkt wissen, an welche andere Praxis sie sich wenden können. 

Vorlage für eine Abwesenheitsbenachrichtigung

Eine Rechnung senden

Auch wenn Sie Kassenleistungen anbieten, kann es vorkommen, dass Ihre Patient:innen Leistungen mit Selbstbehalt in Anspruch nehmen. Bieten Sie Ihren Patient:innen die Bezahlung per Überweisung an.

So kann sich Ihr Praxisteam sofort um die nächsten Patient:innen kümmern und muss sich nicht mit dem Bezahlvorgang aufhalten.  

Die E-Mail zur Rechnung

Neupatient:innen über Leistungen informieren

Eine weitere Form des E-Mail-Marketings ist das Angebot einer digitalen Broschüre oder eines E-Books. Im Austausch gegen diese Informationen geben Ihre Patient:innen ihre E-Mail-Adresse an.

Auf diesem Weg können Sie Neupatient:innen zu Ihrem E-Mail-Verteiler hinzufügen. Sinnvoll ist so eine Broschüre, wenn es darin um ein Fachgebiet Ihrer Praxis geht. 

Beispiel für eine E-Mail zur Broschüre

Datenschutz-Checkliste für Ihr                  E-Mail-Marketing

Als Arzt oder Ärztin müssen Sie besonders auf den Datenschutz sensibler Patientenangaben achten. Diese Datenschutzmaßnahmen sind auch für Ihr E-Mail-Marketing wichtig. Generell sollten Sie die folgenden Datenschutzstandards erfüllen: 

• Eine Datenschutzerklärung auf Ihrer Website
• Ein Cookie-Banner auf Ihrer Website
• Sie führen ein Verzeichnis zu den Verarbeitungstätigkeiten
• Sie speichern nur Daten, die für die Behandlung relevant sind
• Sie verschlüsseln personenbezogene Daten
• Sie nutzen sichere Passwörter für Ihr Verwaltungssystem
• Sie verfügen über ein aktives Antivirenprogramm und eine Firewall

Fazit

Marketing-E-Mails sind eine gute Möglichkeit, um Ihre Patient:innen im Zuge einer Terminbestätigung über weitere Leistungen zu informieren. In unseren Vorlagen haben wir an dieser Stelle einen Hinweis auf die Online-Terminvereinbarung eingefügt.

Sie können diesen Teil der E-Mails aber auch gegen einen anderen Hinweis ersetzen. Weisen Sie zum Beispiel darauf hin, welche Reiseimpfungen oder Vorsorgeuntersuchungen Sie anbieten.

Natürlich können Sie Ihre Marketing-E-Mails auch selbst verfassen. Falls Ihnen die Ideen oder die Zeit dafür fehlen, können Sie gerne unsere Vorlagen nutzen.