Wie Sie die Planung und Organisation in Ihrer Praxis optimieren können.
Ein professionelles Praxismanagement hat unschätzbare Vorteile. Es sichert die Effizienz Ihrer Abläufe, trägt wesentlich dazu bei, dass Ihre Praxis wirtschaftlich erfolgreich ist und Ihre Patient:innen und Mitarbeitenden zufriedener sind.
Doch was genau umfasst ein gutes Praxismanagement? Und warum begegnet man dem Begriff jetzt immer häufiger? in diesem Blogpost haben wir die wichtigsten Informationen zum Thema Praxismanagement für Sie zusammengefasst.
Was ist Praxismanagement?
Praxismanagement ist ein Sammelbegriff für eine Vielzahl organisatorischer Aufgaben, die bei der Leitung einer Arztpraxis anfallen. Im Zentrum des Praxismanagements steht die vorausschauende Planung von Personal- und Terminauslastung.
Ergänzt wird der Aufgabenbereich durch betriebswirtschaftliche Komponenten wie Marketing, Qualitätsmanagement und Prozessoptimierung.
Warum ist ein effektives Praxismanagement heute so wichtig?
Seit einigen Jahren lässt sich ein klarer Trend erkennen: Immer mehr Ärzt:innen arbeiten im Verbund, z.B. in einer Praxisgemeinschaft oder in einem medizinischen Versorgungszentrum. Das belegen auch Studien.
In Hamburg arbeitet mittlerweile beispielsweise jede:r fünfte Arzt bzw. Ärztin in einem MVZ. damit ist die Hansestadt Spitzenreiter im bundesweiten Vergleich.
Mit diesem Trend gehen auch höhere Verwaltungsaufwände einher. Neue Aufgaben kommen dazu, mehr Kolleg:innen wollen in Dienstplänen koordiniert und mehr Patient:innen müssen zum richtigen Zeitpunkt einbestellt werden.
Transparenz und eine gute Organisation sind jetzt gefordert, um stringente Abläufe zu ermöglichen und die Wirtschaftlichkeit aufrechtzuerhalten.
Rund um diese vielen Aufgaben hat sich ein neues Berufsbild entwickelt: Praxismanager:in. Häufig sind es erfahrene MFAs, die nach einer Fortbildung diesen anspruchsvollen Posten bekleiden. Damit treten sie in eine Mittlerrolle zwischen Ärzt:innen, Patient:innen und dem Praxisteam selbst.
Sie sind über alle Vorgänge in der Praxis bestens im Bilde, koordinieren das Personal und versprühen im Idealfall noch dieses Gefühl, dass alles ganz leicht ist – auch, wenn gerade richtig viel zu tun ist.
Warum ein:e Praxismanager:in eine wertvolle Bereicherung ist und Mehrwert stiftet, erfahren Sie in diesem Artikel des Virchowbundes.
Allerdings profitieren nicht nur große Praxen oder MVZs von einem professionell organisierten Praxismanagement. Ein genauer Blick auf sämtliche Abläufe und den Umgang mit personellen und finanziellen Ressourcen ist immer aufschlussreich.
Welche Aufgaben zählen zum Praxismanagement?
„Praxismanagement“ ist die Kombination aus medizinischer Fachkenntnis und betriebswirtschaftlichem Know-how. Sie kommt in der Rolle von Praxismanager:innen zum Tragen, die als zentrale Ansprechpartner:innen für die Fragen und Probleme im täglichen Praxisbetrieb fungieren.
Ihr Aufgabenfeld lässt sich in folgende Teilbereiche unterteilen:
Kaufmännische Tätigkeiten
Der bekannteste Aufgabenbereich im Praxismanagement liegt im Bereich Finanzen und Controlling. Darunter fallen neben Einkauf und Materialbeschaffung das Qualitätsmanagement sowie die anstehenden Abrechnungen.
Hier liegen bereits viele Optimierungspotenziale: Würden Praxen flächendeckend ein sorgfältiges Controlling betreiben, ließen sich Schätzungen zufolge bis zu 25 % bessere betriebswirtschaftliche Ergebnisse erzielen.
Ressourcenplanung
Dieses Thema umfasst zeitliche, personelle, finanzielle Ressourcen und nicht zuletzt: die „Hardware“ selbst, also medizinische Geräte in Ihrer Praxis.
Ein professionelles Terminmanagement etwa sorgt dafür, dass die Sprechzeiten möglichst lückenlos ausgelastet sind. Idealerweise müssen sich die MFAs recht wenig damit befassen, weil die Praxis eine Online-Terminbuchung anbietet, mit der sich Patient:innen eigenständig einen Termin organisieren können – unabhängig von Sprechzeiten.
Auch die optimale Auslastung der medizinischen Geräte gehört zur Ressourcenplanung. Oft stecken hohe Investitionen dahinter, die sich nur durch regelmäßige Nutzung amortisieren. Dafür muss die Praxis aber bekannt sein – womit wir schon beim Thema Praxismarketing wären.
Praxismarketing und Patientenkommunikation
Die professionelle Vermarktung der Praxis ist ebenso Aufgabe des Praxismanagements. Hierzu zählen z.B. die Pflege der Website, die Präsenz auf relevanten Social-Media-Kanälen oder individuell ausgesteuerte Patientendialoge, die zur nachhaltigen Patientenbindung beitragen.
Je nachdem, wie viel Herzblut eine Praxis in dieses Thema steckt, kann das Marketing erhebliche Ressourcen binden. Schon deshalb empfiehlt es sich, auf digitale Hilfen zurückzugreifen, mit denen sich bestimmte Abläufe automatisieren lassen. Mehr dazu später.
Personalführung und Personalplanung
Wer wünscht es sich nicht? Das gut gelaunte, lockere Praxisteam, das jede Aufgabe mit Leichtigkeit nimmt, alles im Griff hat und mit jeder Patientin und jedem Patienten noch ein paar persönliche Worte austauscht. Ein besseres Aushängeschild kann es für Ihre Praxis nicht geben.
Auch hier kann ein strukturiertes Praxismanagement viel Positives beitragen. Wo Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar verteilt sind, das Arbeitspensum realistisch angesetzt ist und regelmäßige Teammeetings abgehalten werden, um im Dialog zu bleiben, ist schon ein guter Anfang gemacht.
Welche Vorteile hat professionelles Praxismanagement?
Eine gut organisierte Praxis hat viele Vorteile, darunter ebenso handfeste wirtschaftliche wie auch solche, die sich eher in Zufriedenheit bemessen lassen.
Zum einen helfen eine sorgfältige Planung und eine saubere Organisation, Zeit zu sparen, Ressourcen gewinnbringend einzusetzen und auch: strategisch neue Patient:innen zu gewinnen. Das wirkt sich auf den wirtschaftlichen Praxiserfolg aus.
Durch fehlerfreie Abrechnungen, lückenlose Dokumentation und einen stringenten Datenschutz können zudem etwaige Schwierigkeiten im Falle einer Prüfung abgewendet werden.
Für Ihr Praxisteam ist ein gutes Management eine enorme Erleichterung. Jede:r Mitarbeitende weiß, was erwartet wird, bis wann es erwartet wird – und (jetzt das Wichtigste!) es fühlt sich auch nach einem machbaren Arbeitspensum an. Dies nimmt sofort den Druck weg und sorgt für mehr Arbeitsplatzzufriedenheit.
Nicht zuletzt profitieren Patient:innen von optimaler Organisation. Sie müssen nicht so lange auf Termine warten, verbringen weniger Zeit im Wartezimmer, das gesamte Praxiserlebnis ist entspannter und professioneller.
Wenn es in der Praxis wie in einem Taubenschlag zugeht, dann kann dies einfach kein Ort sein, der zum Gesundwerden oder Gesundbleiben einlädt. Ganz gleich, wie kompetent der Arzt bzw. die Ärztin fachlich auch sein mag.
Die Rolle digitaler Tools für ein erfolgreiches Praxismanagement
In einer Zeit, wo sich Aufgaben in Arztpraxen multiplizieren und der Druck hoch ist, spielen digitale Komponenten beim erfolgreichen Praxismanagement eine Schlüsselrolle.
Damit lassen sich Routineaufgaben effizienter meistern, Ihr Team wird entlastet und Patient:innen freuen sich, dass sie die vielen Vorteile von Online-Services nun endlich auch beim Praxisbesuch ausschöpfen können.
Am Beispiel unserer Praxislösung zeigen wir Ihnen im Folgenden einige der Vorteile im Detail:
- Unsere Online-Terminvergabe etwa bietet die Möglichkeit, ganz unabhängig von Sprechzeiten Termine zu vereinbaren, wann immer es Ihren Patient:innen am besten passt. Auch Verschiebungen und Absagen lassen sich damit automatisiert abwickeln.
- Die jameda Videosprechstunde kommt Patient:innen wie Ärzt:innen zeitlich entgegen und entzerrt Staus im Wartezimmer. Oft ist sie völlig ausreichend, wenn es nur kurz etwas zu besprechen gibt. Sogar Dokumente und Befunde können per Screen geteilt werden.
- Mit unseren personalisierten Kampagnen können Sie außerdem ganz gezielt Inhalte an bestimmte Patientengruppen ausspielen, entweder per E-Mail oder SMS. Mit einem Klick erreichen Sie viele Patient:innen gleichzeitig mit Ihrer Botschaft – zum Beispiel, um eine neue Leistung oder ein besonderes Angebot zu kommunizieren.
Last but not least: Mit digitalen Instrumenten im Praxismanagement ist auch eine bessere Erfolgskontrolle möglich. Hat die Kampagne gut funktioniert? Wie viele Patient:innen haben reagiert? Wie entwickelt sich die Anzahl der No-Shows?
All dies sehen sie mit jameda Terminlösungen auf einen Blick und können schnell entsprechende Optimierungen bzw. Gegenmaßnahmen einleiten – so, dass Ihre Praxis auf Kurs bleibt.
Die Bedeutung von Praxismanagement
Praxismanagement wird in Zukunft noch unverzichtbarer. Weil die Aufgaben in Praxen immer vielfältiger werden, der Wettbewerb steigt und Ärzt:innen eben nicht nur für die Gesundheit ihrer Patient:innen, sondern auch für den wirtschaftliche Erfolg Sorge tragen müssen.
Neben dem bzw. der Praxismanager:in sind digitale Prozesse hierbei sehr hilfreich. Sie erfüllen die Serviceerwartungen der Patient:innen und nehmen Druck von den Schultern Ihres Teams.
Zugleich können Sie sich als Arzt bzw. Ärztin wieder ganz auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren – und sich darüber freuen, dass durch vorausschauende Planung immer mehr Wunschpatient:innen den Weg zu Ihnen finden.
Sie möchten Sie mehr zur digitalen Terminbuchung von jameda erfahren? Dann vereinbaren Sie hier Ihr kostenloses Beratungsgespräch und finden die für Ihre Praxis optimale Lösung.